НОТА-Банк обратился в RKIT Group с задачей выместить устаревшие документы из активной базы данных (входящие, исходящие, служебные записки, заявки).
Цели оптимизации:
• добиться быстродействия системы в целом;
• ускорить в 3-4 раза обработку и поиск существующих документов;
• снизить финансовые затраты на обеспечение стабильной работы системы Docsvision.
При этом необходимо было сохранить постоянный быстрый доступ к архивным документам. Архивирование необходимо было провести без остановки активных бизнес-процессов и задач, с учётом незавершённых заданий, связки между документами и других условий.
По результатам оценки аналитиков компании RKIT Group общий объём данных для архивации составил 60-70 Gb (около 35% от общего размера базы данных СЭД).
Описание проекта
RKIT Group выполнила регламентацию процессов и внедрила авторское решение «Оптимизация базы данных» на базе программной платформы Docsvision. Проект выполнялся на текущей версии СЭД Docsvision 4.5 корпоративной редакции с учётом кроссплатформенности и возможности перехода на обновлённую платформу Docsvision 5.х.
Оптимизация базы данных и процессов внутрибанковского документооборота реализована с октября по декабрь 2014 г.
Перед разработчиками RKIT Group стояла задача архивирования карточек документов и файлов, задач, завершённых заданий, связанных одной темой обработки.
Этапы работ
Специалисты компании RKIT Group работали поэтапно:
Провели экспертизу базы данных Заказчика: выявили правила архивирования, перечни карточек, данные из которых подлежат сохранению в архив. По итогам экспертизы разработали техническое задание.
Настроили и доработали программное обеспечение для оптимизации базы данных НОТА-банка при помощи собственной технологии архивирования RKIT Group . Затем провели испытания на полигоне заказчика.
Организовали доступ в архивную базу данных ограниченной группе пользователей.
Провели опытную эксплуатацию системы. Разработали инструкции для пользователей по работе с архивными данными. Инструкции для администраторов, чтобы специалисты НОТА-Банка ежегодно самостоятельно проводили архивирование базы данных.
Обучили участников рабочей группы.
Результаты
В результате система была оптимизирована для 500 сотрудников Головного банка, дополнительных офисов, а так же филиалов НОТА-Банка.
Благодаря перемещению неактуальной информации система электронного документооборота готова выдерживать высокую нагрузку при ежесуточной работе в течение 16-17 часов. Такой режим работы системы обусловлен структурой банка - территориально-разнесенные филиалы.
Поиск и обработка документов ускорились в 3-4 раза.
Заказчик снизил финансовые затраты на поддержание работоспособности системы.
