Внедрение решения по оптимизации СЭД в НОТА-Банке

Справка о компании ОАО "Нота-банк"

Оказанные услуги: Оптимизация СЭД
  • Ситуация

    НОТА-Банк обратился в RKIT Group с задачей выместить устаревшие документы из активной базы данных (входящие, исходящие, служебные записки, заявки).

    Цели оптимизации:

    • добиться быстродействия системы в целом;
    • ускорить в 3-4 раза обработку и поиск существующих документов;
    • снизить финансовые затраты на обеспечение стабильной работы системы Docsvision.

    При этом необходимо было сохранить постоянный быстрый доступ к архивным документам. Архивирование необходимо было провести без остановки активных бизнес-процессов и задач, с учётом незавершённых заданий, связки между документами и других условий.
    По результатам оценки аналитиков компании RKIT Group общий объём данных для архивации составил 60-70 Gb (около 35% от общего размера базы данных СЭД).
  • Описание проекта

    RKIT Group выполнила регламентацию процессов и внедрила авторское решение «Оптимизация базы данных» на базе программной платформы Docsvision. Проект выполнялся на текущей версии СЭД Docsvision 4.5 корпоративной редакции с учётом кроссплатформенности и возможности перехода на обновлённую платформу Docsvision 5.х.

    Оптимизация базы данных и процессов внутрибанковского документооборота реализована с октября по декабрь 2014 г.
    Перед разработчиками RKIT Group стояла задача архивирования карточек документов и файлов, задач, завершённых заданий, связанных одной темой обработки.
  • Этапы работ

    Специалисты компании RKIT Group работали поэтапно:

    • Провели экспертизу базы данных Заказчика: выявили правила архивирования, перечни карточек, данные из которых подлежат сохранению в архив. По итогам экспертизы разработали техническое задание.
    • Настроили и доработали программное обеспечение для оптимизации базы данных НОТА-банка при помощи собственной технологии архивирования RKIT Group . Затем провели испытания на полигоне заказчика.
    • Организовали доступ в архивную базу данных ограниченной группе пользователей.
    • Провели опытную эксплуатацию системы. Разработали инструкции для пользователей по работе с архивными данными. Инструкции для администраторов, чтобы специалисты НОТА-Банка ежегодно самостоятельно проводили архивирование базы данных.
    • Обучили участников рабочей группы.
  • Результаты

    В результате система была оптимизирована для 500 сотрудников Головного банка, дополнительных офисов, а так же филиалов НОТА-Банка.

    Благодаря перемещению неактуальной информации система электронного документооборота готова выдерживать высокую нагрузку при ежесуточной работе в течение 16-17 часов. Такой режим работы системы обусловлен структурой банка - территориально-разнесенные филиалы.

    Поиск и обработка документов ускорились в 3-4 раза.

    Заказчик снизил финансовые затраты на поддержание работоспособности системы.
Необходимо решение по цифровизации бизнес-процессов или техподдержка Docsvision?
Оставьте номер телефона или эл.почту. Начальник отдела развития бизнеса Евгений Шорников расскажет об условиях работы.
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку своих персональных данных.