Внедрение решения по оптимизации СЭД в НОТА-Банке

• Ситуация

  НОТА-Банк обратился в RKIT Group с задачей выместить устаревшие документы из активной базы данных (входящие, исходящие, служебные записки, заявки).
  
  Цели оптимизации:
  
  • добиться быстродействия системы в целом;
  • ускорить в 3-4 раза обработку и поиск существующих документов;
  • снизить финансовые затраты на обеспечение стабильной работы системы Docsvision.
  
  При этом необходимо было сохранить постоянный быстрый доступ к архивным документам. Архивирование необходимо было провести без остановки активных бизнес-процессов и задач, с учётом незавершённых заданий, связки между документами и других условий.
  По результатам оценки аналитиков компании RKIT Group общий объём данных для архивации составил 60-70 Gb (около 35% от общего размера базы данных СЭД).

• Описание проекта

  RKIT выполнила регламентацию процессов и внедрила авторское решение «Оптимизация базы данных» на базе программной платформы Docsvision. Проект выполнялся на текущей версии СЭД Docsvision 4.5 корпоративной редакции с учётом кроссплатформенности и возможности перехода на обновлённую платформу Docsvision 5.х.
  
  Оптимизация базы данных и процессов внутрибанковского документооборота реализована с октября по декабрь 2014 г.
  Перед разработчиками RKIT Group стояла задача архивирования карточек документов и файлов, задач, завершённых заданий, связанных одной темой обработки.
  

• Этапы работ

  Специалисты компании RKIT работали поэтапно:
  
  • Провели экспертизу базы данных Заказчика: выявили правила архивирования, перечни карточек, данные из которых подлежат сохранению в архив. По итогам экспертизы разработали техническое задание.
  • Настроили и доработали программное обеспечение для оптимизации базы данных НОТА-банка при помощи собственной технологии архивирования RKIT. Затем провели испытания на полигоне заказчика.
  • Организовали доступ в архивную базу данных ограниченной группе пользователей.
  • Провели опытную эксплуатацию системы. Разработали инструкции для пользователей по работе с архивными данными. Инструкции для администраторов, чтобы специалисты НОТА-Банка ежегодно самостоятельно проводили архивирование базы данных.
  • Обучили участников рабочей группы.

• Результаты

  В результате система была оптимизирована для 500 сотрудников Головного банка, дополнительных офисов, а так же филиалов НОТА-Банка.
  
  Благодаря перемещению неактуальной информации система электронного документооборота готова выдерживать высокую нагрузку при ежесуточной работе в течение 16-17 часов. Такой режим работы системы обусловлен структурой банка - территориально-разнесенные филиалы.
  
  Поиск и обработка документов ускорились в 3-4 раза.
  
  Заказчик снизил финансовые затраты на поддержание работоспособности системы.