Многие организации сегодня сталкиваются с необходимостью смены системы электронного документооборота или платформы управления бизнес-процессами. Причины могут быть разные: устаревший софт, невозможность соответствовать требованиям импортозамещения, отсутствие обновлений, высокая стоимость сопровождения, сложности с адаптацией под свои задачи.
Docsvision — одна из наиболее востребованных отечественных платформ в сфере электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Она отличается высокой гибкостью и масштабируемостью. Docsvision легко интегрируется со сторонними ИТ-решениями и сервисами, адаптируется под индивидуальные бизнес-процессы. Платформа и решения регулярно обновляются, учитывая тенденции рынка и бизнеса, а также соответствуют критериям импортозамещения и требованиям безопасности.
Переход на Docsvision — задача не из простых, и от качества ее выполнения зависит не только сохранность данных, но и стабильность бизнес-процессов. В этой статье разберём, зачем переходить, какие бывают сценарии миграции, что нужно учесть, и как сделать всё поэтапно и безопасно. Также расскажем, как в таких проектах помогает команда RKIT.
С чего начать?
Перед тем как инициировать переход, важно провести аудит текущей системы, он позволит:
-
определить, какие модули и процессы действительно используются;
-
понять, какие задачи решаются успешно, а где система «буксует»;
-
выявить дублирующие функции или неэффективные участки;
-
сформулировать ожидания от новой платформы: какие функции нужны, как должна выглядеть интеграция, какие отчёты и интерфейсы требуются.
Результатом аудита становится чёткое техническое и бизнес-понимание того, какие данные и процессы действительно нужно переносить, в каком объёме и с какими доработками. Это поможет избежать миграции «всего подряд», включая устаревшей, неактуальной информации.
Определение формата миграции
Переход на новую систему может осуществляться в разных форматах: выбор зависит от целей проекта, текущего состояния инфраструктуры и степени готовности сотрудников. Возможны следующие подходы:
- Полная миграция
Актуальна, если старая система уже не используется активно или находится в критическом техническом состоянии. В этом случае в Docsvision с нуля настраивается работа с документами и процессами, создаётся современная и устойчивая архитектура. - Частичная миграция
Переносятся только актуальные модули, данные за определённый период или информация, необходимая для работы конкретного отдела. Такой вариант позволяет сократить объём проекта, упростить переход и минимизировать риски. - Параллельная работа систем
При таком способе миграции обеспечивается одновременная работа обеих систем. Часто на начальном этапе любой миграции осуществляется параллельная эксплуатация двух систем. Это позволяет сотрудникам постепенно адаптироваться к новому интерфейсу, провести тестирование и обеспечить непрерывность процессов . В зависимости от потребностей решается, как долго будет функционировать две системы и когда нужно полностью отказаться от старой. - Архивирование данных
В ряде случаев принимается решение не переносить старые данные в новую систему. Тогда информация либо остаётся в старой системе, либо выгружается на отдельный сервер, а из новой системы к файлам настраивается доступ. Такой подход снижает нагрузку на новую систему и сохраняет данные в архиве для возможного использования.
Важно, что выбор формата миграции определяется с учётом особенностей организации, сложности внутренних процессов и степени подготовки пользователей. Грамотно выстроенная стратегия перехода обеспечивает минимальные риски и высокую эффективность внедрения новой платформы.
Этапы миграции
1. Проектирование системы в Docsvision
На этом этапе совместно с заказчиком формируется архитектура будущего решения:
- определяются модули и карточки;
- моделируются маршруты согласования;
- проектируются справочники и формы;
- закладываются интеграции с другими системами (1С, Галактика, сервисы Контура, Кад.Арбитр и др.).
2. Миграция данных
Миграция — один из самых чувствительных этапов. Команда RKIT помогает:
- провести чистку и подготовку данных;
- определить, что переносить (только актуальные данные или весь архив);
- настроить тестовую среду для проведения переноса (функции, роли, сценарии и карточки);
- рассчитать шаги переноса данных;
- провести миграцию, выполнив необходимую разработку и настройку;
- протестировать корректность миграции в тестовой среде.
3. Настройка, внедрение и тестирование
На этом этапе:
- развертывается продуктивная среда;
- механизмы интеграции и миграции переносятся с тестовой среды на продуктив;
- проводится опытная эксплуатация: отладки, доработки, корректировки на основе обратной связи от сотрудников.
4. Обучение пользователей
Эффективное внедрение системы электронного документооборота невозможно без качественной подготовки сотрудников. У RKIT есть услуга по обучению работе с СЭД Docsvision. Программа обучения разрабатывается с учётом специфики системы и бизнес-процессов Заказчика, что позволяет максимально адаптировать систему под реальные задачи. Программа обучения охватывает не только конечных пользователей, которые будут ежедневно работать с системой, но и ИТ-специалистов заказчика, отвечающих за её настройку и поддержку.
Обучение может проводиться как в дистанционном формате, так и очно — специалисты RKIT готовы выехать на площадку Заказчика для проведения персональных обучающих сессий. Такой подход позволяет обеспечить более глубокое понимание системы, оперативно отвечать на вопросы и снижать барьеры при переходе на новую платформу.
5. Сопровождение и развитие
После запуска проекта можно переходить к развитию системы. Мы RKIT остаёмся рядом:
- предоставляем техническую поддержку;
- помогаем развивать систему: подключать новые модули, автоматизировать смежные процессы;
- консультируем по оптимизации, настройке.
Важно: переход без стресса — возможен
Мы в RKIT понимаем, что отказ от привычной системы может вызывать опасения: «А вдруг не получится?», «А если потеряем данные?», «А если сотрудники не примут новую систему?»
Поэтому подходим к каждому проекту индивидуально:
-
предлагаем постепенный переход, с возможностью тестирования и корректировок;
-
настраиваем Docsvision под задачи бизнеса, а не наоборот.
Почему переход нужно делать с RKIT:
-
более 19 лет в проектах автоматизации;
-
Gold-партнёр компании Docsvision;
-
глубокая экспертиза в миграции и интеграции систем;
-
клиентоориентированный подход: от старта до поддержки;
-
работаем по всей России.
Готовы обсудить ваш переход?
Если вы рассматриваете возможность перехода на Docsvision — напишите нам. Команда RKIT проведёт аудит текущей СЭД, подскажет оптимальный формат миграции, оценит трудоёмкость проекта и поможет реализовать его без потерь и без перегрузки команды.
