Как связать между собой документы в Docsvision: ссылочный контрол, утилита связывания, дерево связей

28.08.2017

При работе с массивами данных часто возникает задача: связать между собой документы и быстро переходить от одного к другому. Сделать связи понятными: по какому принципу связаны, иерархия, приоритеты. Для решения этих задач мы разработали три удобных инструмента.

Ссылочный контрол

Ссылочный контрол связывает документ с другими и показывает в открытой карточке, какие документы с ней связаны.

Пример: к карточке претензии к ООО «Ромашка» прикрепим ссылки на уже созданные ранее претензии и судебные дела, чтобы перед глазами была полная картина работы с этим контрагентом. Для этого достаточно найти нужные карточки и перетянуть строки из представления в поле «Ссылки». Теперь карточка претензии к ООО «Ромашка» покажет связанные документы в виде таблицы. Каждая строка – это ссылка, нажав на которую, попадем в документ, например, в карточку судебного дела за 2016 год.
Определим порядок отображения ссылок вручную: например, ссылку на более значимую претензию поставим первой.

Ваш администратор может самостоятельно настроить контрол:

• определить поля из связанных документов, которые сотрудник увидит в карточке: например, карточка покажет дату, номер предыдущей претензии, контакт юрисконсульта, который вел претензию, и результат.
• настроить разметку карточки, чтобы ссылки на разные категории карточек (в нашем случае на претензии и судебные дела) хранились в разных таблицах.

 Контрол универсальный, работает с любыми кастомизированными решениями на платформе Docsvision версии 5.0 и выше, дополняя линейку контролов RKIT: Файловый контрол и Предпросмотр.

Контрол поставляем бонусом клиентам, которые приобретают наши решения.
Используют: ПАО НК «Роснефть», Администрация Иркутска, «Газпром добыча Иркутск», ТФОМС Камчатского края.

Если вы не являетесь нашим клиентом, приобретите «Ссылочный контрол» отдельно.

Утилита связывания

Утилита привязывает пакеты документов в открытой карточке. Это удобно, если нужно быстро связать документ со множеством других.

Пример: вы ведёте судебное дело между ООО «Карл» и ООО «Клара». Через форму поиска находим все нужные документы, к примеру: документы содержат слово «браслет». Ставим галочку «связать» и определяем принцип связи, например: «объединить с...», «в ответ на...», «ответ в...». Утилита привязывает по нескольку документов одновременно.

Утилита универсальна, работает с любым кастомизированным решением на Docsvision версии 5.0 и выше.
Используют: ПАО НК «Роснефть», Администрация Иркутска.
Поставляем бонусом — к нашим решениям или отдельно — за деньги.

Дерево связей

Чтобы не теряться в иерархии документов, используйте инструмент: графическое представление связей в виде дерева. Дерево связей показывает иерархию: какой документ какому подчиняется. При этом красным цветом подсвечиваются документы, утратившие силу, а зеленым — документы, которые недавно обновлены. В примере мы видим, что документ Инструкция 1 ссылается на Положение о подразделении, которое утратило силу. Опираясь на эту схему, ответственные сотрудники запланируют актуализацию Инструкции 1.


 Сейчас инструмент используют в «Верхнечонскнефтегаз» при работе с нормативными документами.

А вообще, дерево отображает связи между любыми сущностями: к примеру, покажет связи между договорами, между подразделениями, между контрагентами. Позвоните, мы настроим «Дерево связей» под ваши задачи.

Ищете решение для своего предприятия?

Пишите на sales@rkit.ru или звоните на  +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.