О заказчике:
АО «Платформа А» - крупнейший российский автомобильный торговый дом, эксклюзивный дистрибьютор коммерческой и пассажирской техники ведущих российских производителей.
Компания создаёт комплексные транспортные решения и цифровые сервисы для различных задач бизнеса.
Ситуация на момент внедрения:
В компании работает более 1000 человек, часть производственных площадок расположена в разных городах. Все кадровые документы оформлялись на бумаге, что создавало проблемы:
-
длительная обработка документов;
-
необходимость лично доставлять заявления в отдел кадров;
-
отрыв сотрудников от работы на время оформления заявления.
Многие рабочие на производственных площадках не имели персональных компьютеров и опыта работы в электронных системах, что усложняло переход на цифровой кадровый документооборот. Важно было обеспечить для них максимально удобный и безопасный доступ к КЭДО, чтобы работа с кадровыми документами стала комфортной, понятной, не отнимала много времени.
При этом Docsvision в компании уже применялся для договоров и делопроизводства, поэтому было принято решение развивать КЭДО на существующей платформе. Задача — превратить оформление кадровых документов в быстрый и простой процесс, где сотрудник выбирает шаблон, заполняет 2–3 поля и подписывает документ электронной подписью. Интеграцию и разработку комплексного решения выполнила компания РКИТ — Gold-партнёр Docsvision с опытом построения масштабных корпоративных систем.
Цели и задачи проекта
-
Сократить сроки оформления и обработки документов.
-
Упростить взаимодействие с HR-службой для всех сотрудников, в том числе работающих удалённо и не имеющих ПК.
-
Упростить работы службы кадров за счёт автоматизации типовых процедур;
-
Повысить прозрачность бизнес-процессов и корпоративную лояльность.
Реализация
Укрупнённо бизнес-процесс работы в КЭДО включает в себя 7 этапов.
-
Согласие и личный кабинет КЭДО. Сотрудник однократно письменно соглашается на ведение кадрового документооборота в электронном виде. Кадровик вносит соответствующую отметку в 1C: ЗУП. Через шину «Датарион» эта информация поступает в систему КЭДО на платформе Docsvision. В КЭДО автоматически создаётся личный кабинет сотрудника и формируется заявка на выпуск облачной УНЭП.
-
Выпуск ЭП. Заявка автоматически направляется в сервис Контур.КЦР. Если у сотрудника есть аккаунт на Госуслугах, то сотруднику из Госуслуг приходит смс с просьбой подтвердить выпуск ЭП. Если аккаунта нет, то электронная подпись выпускается с подтверждением лично через кадровика.
-
Начало работы в КЭДО. С момента согласия на выпуск ЭП сотрудник может подписывать документы в личном кабинет КЭДО. Для рабочих, не имеющих логина, пароля и ПК, предусмотрен вход по номеру телефона и одноразовому SMS-коду через информационные киоски на производстве.
-
Создание документа. В личном кабинете сотрудник выбирает шаблон (отпуск, командировка), заполняет 2-3 поля и подписывает заявление облачной ЭП. В шаблоне автоматически заполняются имя заявителя и подписанта и другие данные. Простой интерфейс и минимум полей формируют корректный документ без ошибок.
-
Согласование. Документ автоматически уходит на согласование и подписание руководителю.
-
Исполнение. В зависимости от вида, система КЭДО направляет согласованный и подписанный документ на исполнение сотруднику отдела кадров. В случае отсутствия кадровика – его заместителю. Такое решение помогает соблюдать сроки обработки документов и исключает их потерю.
-
Результирующие документы в 1С: ЗУП. На базе заявления кадровик создаёт приказ или распоряжение в 1С: ЗУП, откуда документ автоматически попадает в Docsvision на регистрацию и в архив.
Все кадровые документы сотрудника доступны в ему в личном кабинете. Информация о статусе заявления поступает в SMS-уведомлениях, благодаря интеграции с сервисом МТС-маркетолог.
Кадровые документы хранятся в едином структурированном защищённом архиве компании в системе Docsvision.
Интеграции
Для построения единого контура КЭДО были настроены следующие интеграции:
• Интеграция с 1С:ЗУП — автоматическое создание личных кабинетов КЭДО для 1000+ сотрудников. Снижение нагрузки на HR-службу, ускорение обработки документов
• Интеграционная шина «Датарион» — надёжный обмен данными между 1С и Docsvision. Автоматическое обновление прав в КЭДО при изменении должности сотрудника
• Интеграция с Контур.КЦР/Контур.УЦ — автоматическое формирование заявок на выпуск электронной подписи
• Сервис МТС-Маркетолог и Keycloak — выпуск ЭП без аккаунта на Госуслугах, авторизация в системе Docsvision без логина и пароля, уведомление сотрудников о статусе заявлений.
Результаты
Внедрение КЭДО на платформе Docsvision принесло Заказчику измеримые результаты:
-
Ускорение обработки документов в 2 раза: снижение трудоёмкости с 3000 до 1500 часов.
-
100% охват персонала КЭДО: включены все подразделения и сотрудники, включая рабочих без ПК и удалённый персонал.
-
Улучшение лояльности персонала: удобный, интуитивно понятный интерфейс и быстрый доступ к документам (вход по SMS).
-
Юридическая значимость и безопасность: электронные кадровые документы хранятся в структурированном защищённом архиве Docsvision.
Уникальное решение — установка 3 интерактивных киосков (терминалов) в производственных помещениях для сотрудников, у которых нет персональных ПК. Чтобы технической поддержке не приходилось регулярно выдавать и менять пароли 500 рабочим предприятия, а рабочим держать в голове эту информацию, настроен удобный сценарий:
-
при каждом входе в КЭДО сотрудник на терминале вводит свой номер телефона и получает одноразовый SMS-пароль через платформу МТС-Маркетолог;
-
по паролю входит в личный кабинет КЭДО;
-
используя готовые шаблоны, заполоняет и подписывает документы ЭП.
Благодаря интуитивному интерфейсу, персонал без инструкции выбирает правильную последовательность действий для оформления документов. SMS-уведомления на мобильные телефоны информирую сотрудников о статусе заявлений.
Личный кабинет КЭДО и облачная ЭП позволяют сотрудникам, включая удалённых, быстро оформлять кадровые документы. Полностью исключена печать заявлений и посещение отдела кадров.
Автоматизация кадрового документооборота обеспечивает:
- Единообразное оформление по нормативам
- Формирование документов без ошибок
- Соответствие требованиям электронного кадрового документооборота
По словам руководителя проекта Марии Новодережкиной, внедрение КЭДО устранило бумажные документооборот и стандартизировало кадровые процедуры предприятия, а также способствовало тому, что компания оптимизировала бизнес-процессы по управлению персоналом.
Перспективы проекта
Благодаря обучению от «РКИТ», ИТ-специалисты «Платформы А» самостоятельно развивают систему. В планах на 2026 год — внедрение сервиса перештамповки электронной подписи для обеспечения долгосрочного хранения электронных кадровых документов.
Сотрудники проектной группы Заказчика отметили высокую вовлечённость персонала: пользователи активно вносят предложения по повышению удобства и улучшению системы. Это является дополнительным стимулом для её дальнейшего развития.