Задача
Существуют различные виды кредитов. Один из них — выдача траншей по неподтверждённой кредитной линии. В отличие от краткосрочных кредитов, кредитная линия позволяет юрлицу неоднократно получать заёмные средства от банка. Неподтверждённая кредитная линия означает, что банк вправе отказать в выдаче кредита либо изменить условия кредитования. Заявка на получение транша по неподтверждённой кредитной линии проходит процедуру одобрения в банке: компания предоставляет в банк пакет документов, сотрудники банка анализируют их и согласовывают решение по заявке. Скорость обработки документов заказчика – важный показатель качества сервиса банка.Пакет документов от контрагента – стандартный. Процедура согласования регламентирована, прозрачна и неоднократно воспроизводилась банком. При этом до последнего времени документы печатались на бумаге, сотрудники лично передавали их из одного подразделения в другое.
Банку необходимо было автоматизировать согласование траншей. С одной стороны, это ускорило бы обработку заявок, избавило клиент-менеджеров от ручного труда и необходимости носить бумажные документы по подразделениям. С другой, необходимо было уйти от человеческого фактора: исключить ошибки, потерю документов, задержки заявки из-за отсутствия сотрудника банка.
Решение
Руководство банка проводит политику последовательной цифровой трансформации: все процессы, которые выполняются физически в ручном режиме и при этом поддаются алгоритмизации, максимально автоматизируются. Это позволяет компании непрерывно улучшать качество сервиса и повышать лояльность клиентов, а также оптимизировать внутренние процессы. Для цифровой обработки траншей закономерно была выбрана платформа управления контентом и бизнес-процессами Docsvision, на которой уже автоматизированы типовые внутренние процедуры банка: рассылка внутренней документации, процесс закупок, согласование и организация командировок, учёт командировочных расходов и др.Сотрудники банка ежедневно работают в Docsvision и воспринимают доработки в системе как возможность ускорить и упростить свою работу и избавиться от рутинных операций.
Разработчиком нового функционала стала компания RKIT — один из ведущих партнёров «Доксвижн».
Особенности проекта
Важно, чтобы процесс согласования выдачи/пролонгации транша проходил быстро, а проверка проводилась максимально качественно. Для этого банк предоставил маршрут, который должна пройти заявка клиента до полной проверки и одобрения. На основе данных банка специалисты RKIT разработали автоматические задания по проверке, согласованию, подписанию, настроили напоминания и сервисы для быстрого поиска документов.Бизнес-процесс пришлось встраивать в нестандартный почтовый модуль, который разрабатывался другим поставщиком специально для Международного Банка. Несмотря на то, что проект пришёлся на самый разгар пандемии, это не сказалось на сроках и результате. Специалисты RKIT провели все работы от разработки до отладки и тестирования дистанционно на серверах Международного Банка. Совместная команда проекта работала в HelpDesk-системе RKIT и на внутренней Kanban-доске Заказчика.
Результат
Основная работа по процессу: регистрация заявки в системе и прикрепление пакета документов — ведётся в карточке Docsvision, а согласование реализовано через почтовый модуль. Сотрудники получают соответствующее письмо-уведомление из системы в электронную почту, где фиксируют решение о продолжении или остановке бизнес-процесса. Если специалист не согласовал заявку, то он обязан указать причину или замечания к данной сделке. Комментарии и замечания сохраняются в Docsvision в карточке заявки.Руководитель проектов Виталий Ч: «Мы реализовали согласование через почту по нескольким причинам. Во-первых, не все сотрудники имеют доступ к Docsvision, иногда банк вынужден прибегать к дистанционному режиму работы. Во-вторых, при работе через почтовый модуль не нужно тратить время на открытие системы. В-третьих, не занимается лицензия СЭД.
Автоматизация ускорила согласование заявок на транши примерно в 8 раз. За 1 час заявка в среднем проходит через 5 департаментов. Риск ошибки при этом минимален. Документы всем знакомы. Каждый специалист проверяет только те данные, за которые он отвечает: условия кредита, его влияние на деятельность банка. Таким образом, цифровизация стандартного бизнес-процесса снизила операционные риски банка и высвободила время сотрудников для решения экспертных задач».