Вам будет интересна эта статья, если вы:
· ИТ-специалист в организации с сетью филиалов;
· Принимаете решения по вопросу обновления программного обеспечения или его покупки.
· ИТ-специалист в организации с сетью филиалов;
· Принимаете решения по вопросу обновления программного обеспечения или его покупки.
Ситуация
Предприятие "ВостСибаэронавигация" филиал ФГУП "Госкорпорация по ОрВД" имеет головной офис в Иркутске и 7 филиалов в Иркутской области и Бурятии.
Во всех филиалах уже была установлена система электронного документооборота Docsvision. В Иркутске установлена Docsvision версии 4.5, в филиалах по области и в Бурятии – система 5-й версии. Взаимодействие между филиалами и центром в системе было организовано так: делопроизводители в Иркутске регистрировали распоряжения для филиалов, выбирали ответственный филиал. Система автоматически создавала электронное письмо с распоряжением для филиала. Сотрудники филиала регистрировали каждое письмо с распоряжением в системе Docsvision вручную и отправляли в филиал.
Чтобы проконтролировать распоряжение, выяснить, на какой стадии выполнения находится документ, необходимо было звонить в филиал.
Решение
Чтобы наладить контроль исполнения распоряжений в филиалах и упростить жизнь делопроизводителей, специалисты RKIT Group разработали специальный шлюз межфилиального обмена. Роман Миненков, руководитель проекта RKIT Group: «Мы опробовали две различных архитектуры построения решения. При первом способе — мониторинг поручений через электронную почту, столкнулись с ограничениями, связанными с настройкой почтовых серверов. Потому мы разработали другой вариант: прямое подключение к базе данных».
Результат
Шлюз работает так: филиальная СЭД периодически направляет запрос в головной офис и забирает свои распоряжения. Автоматически создает карточку, заполняет основные поля. Делопроизводитель филиала получает готовое распоряжение и запускает в работу.
В Иркутске руководитель контролирует исполнение своих поручений во всех 7-ми филиалах. Он нажимает кнопку «Смотреть исполнение» и видит всю информацию в реальном времени в виде инфографики: кто и сколько работает с документом, какие задачи выполнены. Шлюз сам связывается с СЭД филиала и передает все сведения по документу в головную СЭД.
Шлюз межфилиального обмена успешно работает на все 7 филиалов «ВостСибаэронавигации». Это простое решение позволяет автоматизировать регистрацию и контроль распоряжений, не прибегая к созданию общей системы электронного документооборота.
А как вы контролируете поручения центрального офиса в филиалах? Пишите в комментариях, нам будет интересно узнать ваш опыт.
Ищете решение для своего предприятия?
Пишите на sales@rkit.ru или звоните на +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.