Основной акцент в проекте был сделан на автоматизацию процедуры «Внутренний аудит» системы менеджмента качества Института как первого этапа для автоматизации всей СМК. Внутренний аудит – важный процесс, который обеспечивает руководителей необходимой информацией об эффективности работы СМК, позволяет своевременно обнаруживать и корректировать возникающие проблемы. В рамках проекта в системе DocsVision реализована возможность создания годового плана внутренних аудитов, созданы шаблоны документов, участвующие в процессе. В режиме реального времени осуществляется поэтапный контроль исполнения аудита. Формируется сводный отчет с информацией о проверенных подразделениях, количестве выявленных несоответствий и статусе корректирующих действий с указанием причин невыполнения.
Благодаря созданному решению, повысилась прозрачность процессов, сокращено время прохождения процедур. Руководители Института получили удобные инструменты для контроля исполнения поручений, управления загруженностью сотрудниками. Большую роль в успешной реализации проекта сыграла заинтересованность руководителя Института Дмитриева Ивана Георгиевича и активное участие в проекте заместителя директора по управлению качеством, к.п.н. Домбровской Марины Анатольевны и декана факультета информатизации Горчакова Алексея Михайловича.
На текущий момент в системе работают делопроизводители – управляющие по СМК, руководители подразделений Института.
