В международных стандартах системы менеджмента ISO заложены требования к процессному подходу, то есть пониманию деятельности компании как совокупности связанных бизнес-процессов.
Процессный подход нельзя организовать без описания бизнес-процессов, закрепления процедур в нормативных документах компании: стандартах, положениях, инструкциях. Поэтому требования к управлению нормативной документацией и записями содержатся во всех международных стандартах системы менеджмента ISO. В их числе СМК, экологический менеджмент, система профессионального здоровья и безопасности, менеджмент риска.
Существует множество документов, которые определяют, какая нормативная документация должна быть разработана в компаниях. В частности «Методические указания по подготовке соответствующих внутренних нормативных документов», одобренные поручением Правительства Российской Федерации от 24.06.2015 ИШ-П13-4148, «Методические рекомендации по разработке долгосрочных программ развития», одобренные поручением Правительства Российской Федерации от 15.04.2014 № ИШ-П13-2583, «Методические указания по разработке ключевых показателей эффективности», одобренные поручением Правительства Российской Федерации от 27.03.2014 № ИШ-П13-2043.
Как именно выполнять требования стандартов РФ, обеспечивать актуализацию и своевременную разработку нормативной документации, каждая компания определяет для себя самостоятельно: подробных инструкций нет. При этом владельцу бизнес-процесса управления нормативной документацией требуется решить следующие задачи:
Укрупненно бизнес-процесс управления нормативной документацией выглядит так
Чтобы облегчить работу сотрудников и уменьшить вероятность ошибок, система выполняет все рутинные операции автоматически. Запоминает данные, которые в неё внесены один раз: повторный ввод не требуется.
Компания, опасное производство, внедрила систему «Управление локальными нормативными документами» в 2010 году. При первом запуске в систему автоматически загрузилось 3500 нормативных документов. Для каждого документа система автоматически создала карточку со всеми реквизитами.
Сегодня компания управляет фондом в 5000 локальных нормативных документов. Жизненный цикл нормативного документа проходит в системе «Управление локальными нормативными документами» на платформе Docsvision. Для ознакомления документы рассылаются в системе Docsvision, по электронной почте и одновременно публикуются на корпоративном портале в разделе «Фонд ЛНД». База актуальных нормативных документов всегда доступна сотрудникам в системе Docsvision и на корпоративном портале.
Если изменились требования законодательства, условия труда, технологические процессы, нужно менять нормативный документ, в котором они упоминаются, или издавать новый. Иначе компания несёт убытки из-за штрафов, теряет в качестве продукции и услуг. Обнаружив несоответствие, подразделение или руководство компании через систему «Управление локальными нормативными документами» подают инициативу о разработке или актуализации нормативного документа.
Все данные для регистрации уже есть в системе, они выбираются из выпадающих списков (например: тип документа, вид документа), или заполняются автоматически (например: дата, номер, кто регистрирует). Остаётся заполнить только название документа.
Все инициативы система собирает в общий реестр. На его основе автоматически формируется годовой план-график разработки и актуализации нормативных документов. Если нужно выпустить документ срочно, вне плана — эти сведения тоже отмечаются в карточке проекта документа.
План-график проходит свои стадии жизненного цикла: согласуется, утверждается, ставится на контроль. В нем зафиксировано, к какому числу разработчик должен подготовить проект документа. Если сотрудник или подразделение задерживают разработку, система сигнализирует отделу нормативного обеспечения, что пора отправить напоминание. Вышестоящие инстанции и головная компания требуют ежеквартально и чаще представлять отчёты по исполнению плана-графика. Если раньше у специалистов отдела нормативного обеспечения бизнеса (НОБ) на подготовку этой базы уходила неделя, сейчас всю отчётность они моментально выгружает в Excel.
Когда сотрудник разработал проект нормативного документа, он указывает, какие руководители, согласно внутренним правилам компании, должны согласовать документ. Создает маршрут согласования: последовательный, параллельный (документ отправляется всем одновременно) или смешанный. Если необходимо, разделяет на этапы. Кнопкой «Отправить на согласование» рассылает проект согласующим лицам. Руководители дают замечания или согласуют документ. Одновременно система формирует электронный лист согласования и журнал изменений. Каждое утро специалист отдела НОБ просматривает сроки в листе согласования и кнопкой «Напомнить участнику согласования» мобилизует тех, кто не торопится с ответом.
Разработчик контролирует свой проект: в любой момент открывает лист согласования и видит, кто сейчас работает с проектом и какие оставляет замечания. Чтобы не терять время, он может создать локально новую версию документа и корректировать ее по мере поступления замечаний. Пока руководители анализируют документ, разработчик улучшает его, а не ходит по кабинетам в ожидании подписи.
Когда все участники согласовали документ, система присваивает ему электронный гриф «Проект согласован», теперь документ уже нельзя изменить. Вся история согласования сохранилась: из карточки всегда можно узнать, кто разработал, согласовал, утвердил документ и какие внес правки.
После согласования делопроизводители выпускают распоряжение о том, что новый ЛНД вступает в силу. Распорядительный документ согласуется, утверждается и автоматически рассылается по всем подразделениям. Из письма в рассылке можно посмотреть и сам нормативный документ.
Карточка с регистрационными данными нормативного документа уже есть в системе, все, что нужно сделать, это поменять в ней статус с «Проекта» на «Действует» и нажать кнопку «Опубликовать». При этом система отменяет действие предыдущей редакции и перемещает ее в архив и публикует документ на корпоративном портале.
Одновременно в плане-графике у документа автоматически изменяется статус с «Согласован» на «Утвержден и опубликован».
Если документ изменился, нужно менять все действующие инструкции, положения, стандарты, где он упоминается. Система автоматически покажет эти документы, чтобы сотрудники отдела нормативного обеспечения запланировали их актуализацию.
Чтобы найти документы в системе Docsvision, можно воспользоваться строкой быстрого поиска.
Найти группу документов, сформировать отчет поможет расширенный поиск. Для этого в форме поиска просто укажите интересующие вас реквизиты: например, номер, наименование, вид, тип, подразделение.
Аналогичный механизм поиска используется на корпоративном портале.
Рассылка в почту, рассылка в Docsvision, корпоративный портал
Для ознакомления сотрудников с документами есть несколько способов.
Нажав на наименование, сотрудник попадает в карточку документа. Из карточки можно открыть сам нормативный документ, его приложения, распорядительные документ о вводе в действие.
Все документы доступны в режиме предпросмотра без открытия офисных программ. С текстом можно работать как в Microsoft Word: выделять, искать, копировать фрагменты текста.
В своей деятельности компания руководствуется как внутренними, так и внешними нормативными документами, в число которых входят законы РФ, соглашения с другими организациями, ГОСТы. Эти нормативные акты сотрудники отдела НОБ публикуют в разделе Фонда ЛНД «Прочие документы».
В соответствии с требованиями международных стандартов, кадрового делопроизводства и законодательства РФ, каждый работник должен иметь доступ к перечню документов, регулирующему его профессиональную деятельность. В любой момент времени работник вправе воспользоваться любым нормативным документом, входящим в этот перечень.
Подраздел Фонда ЛНД «Реестры и перечни» помогает сформировать и актуализировать такие списки автоматически. Задача ответственного в подразделении — из общего перечня ЛНД компании на портале, выбрать документы, относящиеся к его подразделению. Теперь любой сотрудник видит на портале список всех документов, которыми он обязан руководствоваться, и может открыть любой из них, просто нажав на название. Благодаря тому, что фонд ЛНД на портале обновляется ежедневно, в реестре подразделения всегда находятся только актуальные нормативные документы.
В системе Docsvision во вкладке «Журнал» сохраняется информация обо всех действиях с документами и сотрудниках, которые с ним работали. Сохраняются также все промежуточные версии проекта и правки согласующих лиц.
Права на чтение, печать и выгрузку зависят от роли и прав пользователя и от конфиденциальности документа (мандатная, дискреционная и ролевая модели безопасности). При необходимости файлы защищает электронно-цифровая подпись.
На корпоративном портале документы также защищены от редактирования, полного копирования, скачивания, печати. Выгрузить документ могут только администраторы, редакторы раздела и сотрудники отдела нормативного обеспечения. При этом на полях документа автоматически появятся колонтитулы: кто, когда выгрузил данный файл.
Вы можете автоматически формировать отчёты по важным для Вас показателям. Выгружать их в Excel, представлять в виде графиков и диаграмм. Например, провести анализ по срокам разработки документов определенной категории или документов, закрепленных за конкретным подразделением. Для этого достаточно мышкой перетащить заголовок столбца с критичным показателем в верхнюю часть таблицы — система сама сформирует отчёт.
В разделе «Система нормативного обеспечения» публикуется информация о мероприятиях, графике обучения, новые документы, регулирующие управление документацией, график аудитов, план-график разработки ЛНД, протоколы по обмену опытом, календарь. Здесь же сотрудники могут задать вопрос по разработке нормативного документа, записаться на курсы, скачать шаблоны нормативных документов. Благодаря ресурсу сотрудники компании всегда в курсе изменений, происходящих в нормативном обеспечении.
Единые нормативные документы для филиальной сети разрабатывает головная компания. Чтобы исключить вероятность ошибок, издать легитимный документ, компания предварительно направляет проект документа в филиалы для сбора замечаний. Обсуждение таких проектов происходит в электронном виде в «Системе управления нормативными документами» на платформе Docsvision. Все замечания подразделений автоматически собираются в общий реестр и направляются в головную компанию. Ответ головной компании с возражениями и комментариями снова рассылается для обсуждения.
Результаты обсуждения проекта нормативного документа, принятые и отклоненные замечания сохраняются в системе Docsvision и публикуются на корпоративном портале в разделе «Проекты и обсуждения». Каждое заинтересованное подразделение, которое в дальнейшем будет руководствоваться этими нормативными документами, контролирует, все ли замечания и пожелания филиала учтены. Такой формат дискуссий исключает риск издать неработающий документ.
Головная компания контролирует нормотворческую деятельность филиалов. С этой целью филиал направляет в компанию план-график, где автоматически зафиксировались все изменения за период: какие документы введены в действие, в какой стадии подготовка проектов, есть ли нарушение по срокам. Контроль плана-графика помогает дисциплинировать филиалы сети, централизовать управление ЛНД.
Система состоит из 4-х информационных блоков, каждый из которых автоматизирует группу взаимосвязанных бизнес-процессов.
1. Ядро системы - «Библиотека нормативных документов». Этот блок решает две главные задачи управления нормативной документацией: ведение фонда нормативных документов и информирование сотрудников. Снабжён набором отчётов. Может использоваться самостоятельно.
Функции:
Система отличается высокой степенью готовности. Мы можем дополнительно адаптировать ее под специфику конкретного предприятия: настроить рабочие места и скорректировать входящие в базовую комплектацию маршруты согласования. Экспертная оценка требуемых ресурсов составляет 500 - 750 чел/час. Стоимость доработки и лицензий уточните по телефону: +7 (812) 500-25-99
Если вы хотите посмотреть систему в действии, у вас есть вопросы по ее возможностям, цене и проекту внедрения – звоните:
+7 (3952) 55-93-99
+7 (812) 500-25-99
sales@rkit.ru
www.rkit.ru
