Для управления проектами и совещаниями мы рекомендуем совместное использование систем “Управление совещаниями” и “Управление проектами” RKIT.
Для кого актуальна система управления совещаниями?
Система «RKIT: Управление совещаниями» актуальна, если в компании проводятся совещания:
— информационные (инструктивные): информация доводится до исполнителей "сверху вниз";
— проектные (операционные): сотрудники предоставляют информацию по текущим проектам, задачам снизу вверх;
— аналитические (ситуационные): участники дают коллективную оценку проблемной ситуации, стоящей перед компанией, совместно разрабатывают решение.
Частые проблемы при организации совещаний:
· совещания превращаются в формальность;
· на совещании присутствуют сотрудники, не имеющие непосредственного отношения к обсуждаемым вопросам;
· во время совещания не удается достичь решения по приоритетным задачам;
· важные участники не присутствуют на совещании: их забыли пригласить, они не смогли подстроить свой рабочий график под совещание;
· критичные вопросы не включаются в повестку;
· принятые решения не выполняются.
Архитектура решения
- «RKIT: Управление совещаниями» — решение на платформе Docsvision. «RKIT: Управление совещаниями» также может быть внедрено как подсистема в рамках существующей СЭД на платформе Docsvision совместно с другими решениями. Интегрируется со всеми решениями RKIT (Управление делопроизводством, Управление претензионно-исковой работой и актами госорганов, Управление техническим архивом, Управление договорами, Управление закупками, Управление муниципальными заказами и контрактами и др.).
Бизнес-эффект при внедрении системы для совещаний:
- Сокращается в 4 раза время на подготовку совещания, так как согласование повестки, ознакомление участников с повесткой и дополнительными материалами проходит в электронном виде.
- Сотрудники планируют свое время: совещания автоматически встраиваются в календарь Outlook, участники получают напоминания о встрече. Это помогает сотрудникам не пропускать совещания и не опаздывать.
- Система помогает качественно подготовиться к совещанию: заранее согласовать повестку с участниками, собрать материалы, презентации, ознакомить с ними участников.
- Продолжительность совещаний сокращается на 30% благодаря качественной подготовке и согласованной повестке.
- Сотрудники быстрее приступают к исполнению решений, принятых на совещании, так как сокращается время на подготовку и согласование протокола.
- Благодаря контролю за исполнением принятых решений на 70% повышается результативность рабочих встреч.
- Если какое-то поручение по итогам совещания нужно выполнять периодически (например, раз в неделю), система каждый раз будет напоминать об этом исполнителям.
- Система помогает избежать организационных накладок: обеспечивает бронирование переговорных комнат, информирует участников об изменениях в повестке, переносе сроков.
- Руководство анализирует результативность совещаний по базе знаний: насколько эффективно решены вопросы по выбранной тематике (например, “Охрана труда”), обсуждавшиеся на совещаниях на протяжении периода (например, за год).
- «RKIT: Управление совещаниями» интегрировано с MS Outlook. Настраивается интеграция с корпоративным порталом на базе MS SharePoint, CRM-системами (Битрикс 24 и др.).
Точное соответствие системы вашей методологии управления совещаниями: в решении гибко настраиваются поля, отчёты, типовые повестки совещаний, периодичность исполнения решений. В системе нет лишних возможностей, так как все специальные функции адаптируются для конкретного заказчика.
“RKIT: Управление совещаниями”: управляйте процессом на каждом этапе
Планирование совещаний, формирование повестки
Определение целей, задач и результатов совещания.
Определите тип совещания, если в вашей компании совещания проводятся по определенной тематике (например “Юридическое сопровождение бизнеса”, “Взаимодействие с клиентами”, “Охрана труда”). Типы совещаний настраиваются в зависимости от регламентов вашей компании. Определите цели совещания.Определение вопросов и формирование повестки.
Определите вопросы, которые будут рассматриваться на данном совещании. Укажите продолжительность доклада и лимит обсуждения, выберите докладчика. Система автоматически добавит их к участникам обсуждения.
Выбор переговорной комнаты:
укажите место проведения совещания (например конференц-зал № 1), если необходимо, направьте по системе задание техническим специалистам для подготовки оборудования. Переговорная комната автоматически бронируется на дату и время совещания.
Согласование повестки.
Направьте повестку на согласование. Система соберет все замечания согласующих лиц. Это позволит уточнить формулировки вопросов и избежать разногласий во время совещания.
Информирование участников.
Определите круг участников, указав их из выпадающего списка или по 3-м первым буквам фамилии сотрудника, сотрудники получат уведомления в почту и на рабочий стол. Прикрепите к повестке документы, с которыми участникам необходимо ознакомиться. По клику система направит участникам повестку совещания с включенными в нее материалами. Вместе с повесткой можно направить протокол предыдущего совещания по той же теме. Если изменилось время или место проведения совещания, появились новые документы, система уведомит всех участников о появлении новой информации. Дата автоматически изменится в Outlook.
Приглашение участников со стороны 3-х лиц:
выберите участников из других компаний. Если их адреса есть в справочнике контрагентов, система автоматически сформирует письма и направит их адресатам. При наличии у контрагента Outlook событие встроится в календарь.
Шаблон на основе повестки.
По кнопке создайте шаблон повестки типового совещания. Он включит в себя вопросы и постоянных участников, помощнику руководителя потребуется лишь корректировка при изменении деталей. Укажите периодичность совещаний, включив их в план-график совещаний, например, на месяц, год.
Печатная форма повестки формируется автоматически.
Управление: выработка решений, формирование протокола
Формирование и наполнение протокола.
Протокол совещания формируется автоматически из повестки. Печатный документ создается по установленной в вашей компании форме. Отметьте участников, фиксируйте принятые решения.
Выдача поручений.
В карточке вопроса укажите решение по вопросу и выдайте поручение. Для каждого поручения укажите срок исполнения, периодичность (например, начальнику склада раз в неделю отправлять отчёт об отгрузке), список исполнителей. При необходимости прикрепите к решению текст доклада.
Сквозное управление совещаниями.
По кнопке включите в протокол неисполненные решения из предыдущих совещаний. Если во время совещания появились новые вопросы, добавьте их в протокол.
Согласование решений и протокола.
Каждое решение согласуется по отдельности с ответственным за него исполнителем. Если такая детальная проработка не требуется, можно согласовать весь протокол. Система автоматически рассылает протокол по всем участникам или по заранее определенному маршруту. Ответственный в личной папке видит задание “Согласовать решение по совещанию” и срок. Электронное согласование позволяет оперативно подвести итог совещания и выдать поручения. Благодаря быстрой подготовке протокола у сотрудников остается больше времени на исполнение поручений.
Отправка протокола на исполнение:
по клику исполнители получат поручения, а контролер — уведомление о том, что адресаты получили задания. Если что-то поменялось в протоколе, всегда можно повторно направить протокол на исполнение.
Исполнение поручений
Исполнение поручений сотрудниками
Исполнители видят поручение и контролируют сроки в личной папке. Все свои задачи сотрудник видит в личной структуре папок. Содержимое папок отображается справа в виде таблиц. Сотрудник может работать с перечнями задач: выставлять цветовые метки, делать выборки и фильтры. Система напоминает ему о сроках, помогая спланировать работу по поручениям. Когда сотрудник выполнил задание и передал на приемку, результат его работы, комментарии и статус автоматически переносятся в карточку протокола.
Индивидуальный учёт трудоёмкости и индивидуальные отчёты
Сотрудник по мере работы над задачей создаёт мини-отчёты, где указывает трудоёмкость, фактический срок выполнения задачи. Система соотносит дату завершения работы с плановым сроком, сопоставляет плановую и фактическую трудоёмкость.
Работа через почту
Если ваши сотрудники привыкли работать через почту, система направит поручения в Outlook. Сотрудник в ответном письме приложит документы, а система прикрепит результат его работы к соответствующему вопросу в протоколе.
Экспорт и импорт данных
Все отчёты, таблицы-представления по клику экспортируются в файлы формата Microsoft Office; для ряда отчётов предусмотрена выгрузка в форматы XTML и PDF.
Гибкая работа с вложенными файлами и документами внутри поручения
· Все файлы и документы сохраняются в системе и доступны в поиске. На основе документов формируется база знаний в структурированном виде.
· Система показывает прикрепленные документы по проекту моментально без открытия специальных программ (.docx, .xlsx, .pdf). Документы отображаются в виде дерева папок.
Дополнение файлов атрибутами
Любой файл может быть дополнен атрибутами: например, автор, дата, контрагент. Благодаря этому вы можете легко найти любой документ по известным вам данным (например, зная только автора или контрагента).
Работа с версиями
Система сохраняет все версии документов. Выберите версии, которые требуется проанализировать (например, проект договора и ответ с замечаниями контрагента) и сравните их: в системе откроется MS Office в режиме сравнения двух файлов документов.
Цифровая подпись
Вы можете подписать цифровой подписью все файлы совещания или каждый в отдельности.Структура папок
Создавайте внутри карточки свою структуру папок и распределяйте документы между папками.
Контроль исполнения
В любой момент контролируйте, как ведется работа по поручению в Дереве задач.
Из дерева можно открыть карточку любого вопроса и приложенные исполнителем документы. Исключите внезапное обнаружение невыполненных поручений: система покажет, какие задачи выполнены, по каким сотрудники отстают по срокам.
Оповещения системы
Система информирует руководителя уведомлениями, цветовыми метками, письмом, показывает задания в специальных папках «Близится срок» «Просроченные»:· если сотрудник не справляется с задачей, а срок подходит к концу;
· если сотрудник выполнил работу, но превысил плановые лимиты.
На основании отчётов исполнителей генерируются общие отчёты по трудоёмкости по всем сотрудникам и поручениям в разных разрезах.
Анализ совещаний
База знаний по совещаниям
Создайте электронную базу совещаний (участники, повестка дня, поручения, прикрепленные материалы, протоколы). База знаний станет востребованным корпоративным ресурсом.Лучшие практики
Используйте Базу знаний для анализа вопросов и принятых решений. Это позволит найти аналогичные прецеденты в компании и использовать лучшие корпоративные практики для выхода из сложной ситуации.
Стратегический анализ
Анализируйте: продолжительность совещаний, время, затраченное на решение вопросов, “стоимость” совещания, исполнительскую дисциплину. Система мгновенно формирует отчёты SQL Server Reporting Services и выборки по темам, вопросам, видам совещаний. Возможна дополнительная настройка графических отчётов по заданным вами параметрам.
Используйте преднастроенные отчёты
Моментальный поиск по вопросам, повесткам, протоколам:
любую задачу можно найти по нужным вам параметрам.
Ищете решение для своего предприятия?
Пишите на sales@rkit.ru или звоните на +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.
