При создании электронных архивов предприятия — бухгалтерской документации, кадровой, технической или локально-нормативной, — в компании сканируется большой поток документов и сотрудники не успевают вовремя регистрировать документы Docsvision.
Мы разработали утилиту «Потоковой регистрации документов» в системе, которая упрощает регистрацию однотипных документов и наполнение базы без систем распознавания. Утилита использует ручной труд оператора, но благодаря продуманному функционалу ускоряет регистрацию документов в 4 раза. Позволяет в потоковом режиме регистрировать любые документы для моментального быстрого поиска, выборок и отчётов.
Адаптирована для загрузки многостраничных документов. Позволяет регистрировать документы на несколько юридических лиц в составе одной компании. Помогает выявить и отметить ошибки в оригинале (например, контрагент выставил счёт с ошибкой в реквизитах).
Настраиваются дополнительные проверки, любая обработка документов (например, после регистрации входящего документа он автоматически отправляется на рассмотрение).
Сценарий
Оператор сканирует документы и запускает утилиту. В интерфейсе Docsvision оператор видит список отсканированных документов и выбирает один из них. При этом в центре экрана открывается карточка документа с полями для внесения реквизитов, справа — скан выбранного документа в режиме предпросмотра.Таким образом, в одном окне оператор видит: список отсканированных документов, карточку документа и скан документа.
Задача оператора: прочитать реквизиты в скане и указать аналогичные данные в карточке, выбрав их из справочника или заполнив вручную. Так, наименование организации-контрагента выбирается из справочника, поле ИНН заполняется автоматически, сумма указывается вручную, сумма с НДС рассчитывается автоматически и т.д.
Затем оператор завершает обработку, и система сохраняет карточку документа с вложенным сканом. Теперь документ может быть найден в базе по любому известному реквизиту.
Экономический эффект использования утилиты
Пример: сотруднику компании нужно зарегистрировать 100 документов. Работник получает в месяц 30 тыс. В месяце в среднем 168 рабочих часов. В час работник получает примерно 30000/168 = 179 руб. Регистрация в Docsvision каждого документа занимает примерно 7 минут. То есть при обычной регистрации в час сотрудник успевает обработать 9 документов. Стоимость регистрации одного документа, таким образом, составляет 179/9 = 19,9 (примерно 20 рублей).
С помощью утилиты время на регистрацию 1-го документа сокращаются до 2 минут. За час сотрудник обрабатывает 30 документов. Стоимость регистрации одного документа составляет 179/30 = 5,96 (примерно 6 рублей).
Сравнительная таблица
| До | После | |
| Регистрация одного документа | 7 минут | 2 минуты |
|
Рабочее время сотрудника, затраченное на регистрацию 100 документов в Docsvision |
12 часов | 3 часа 20 минут |
|
Стоимость регистрации одного документа при зарплате сотрудника 30 тыс. рублей |
20 рублей | 6 рублей |
Ищете решение для своего предприятия?
Пишите на sales@rkit.ru или звоните на +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.
