Файловый контрол, или зачем мы восстановили и дополнили функциональность Docsvision 4.5

05.06.2017

Карточка в системе электронного документооборота – это контейнер, в котором сохраняются данные, имеющие отношение к какому-то бизнес-процессу или документу.

Возьмем для примера такую ситуацию.  Мы работаем в ЗАО «СНИП СНАБ Снурре» и решили заключить договор с ООО «Светер.ком» на доставку грузов.  Мы создаем карточку и прикрепляем к ней некий проект договора. Отправляем его на согласование, и в нашей карточке появляются: лист согласования, замечания руководителей, версии договора. Потом утвержденный проект, подписанный договор. Хорошо бы еще прикрепить переписку с ООО «Светер.ком». И обязательно счета и акты выполненных работ.

Где в карточке найти все эти документы и как они выглядят? За это отвечает элемент управления — файловый контрол.  Он показывает файлы в виде некоторых таблиц с набором атрибутов. Стандартный файловый контрол Docsvision расположит эти документы во вкладке «Файлы», перечислив их в строчку в порядке поступления.  Укажет дату, тип файла (.word, .pdf…) и некоторые другие стандартные атрибуты. 

Тут есть три важных момента:

1.   Технологический. Стандартный контрол работает только в  типовых карточках Docsvision. C кастомизированными решениями он не работает, нужно разрабатывать  свой контрол.

2.   Пользовательский. Представим, что к нашей карточке договора с ООО «Светер.ком» мы прикрепили сто документов, так как работаем с ними уже не первый год: допсоглашения, счета и акты,  вся переписка. Нам нужно срочно найти  письмо от контрагента с изменением расценок. Если файлы просто перечислены в порядке их поступления - поиск затянется. Чем больше файлов, тем сложнее ими оперировать.

3.   Технический. Чтобы структурировать файлы, нужно добавить каждому  файлу дополнительные атрибуты. Например, мы хотели бы, чтобы в нашем договоре появился дополнительный атрибут «Категория документа»: акт, счет, претензия, договор, допсоглашение о пролонгации, допсоглашение об изменении цен, письма (входящее/ исходящее) и так далее.  И все документы распределялись по папкам. Еще нам важно указать для каждого документа атрибуты: автор и подразделение. В стандартном файловом контроле атрибуты заданы по умолчанию. Добавить ничего нельзя.  Организовать файлы в папки тоже нельзя.

 Наша компания при внедрении фокусируется на разработке и  кастомизации решений, мы создаем и используем  свои типы карточек. Поэтому мы создали свой файловый контрол.

Отличительные характеристики файлового контрола RKIT от стандартного

• Главная особенность: контрол параметрически настраивается и не зависит от определенной структуры данных. Это значит, что он универсален и подойдет для любого нетипового решения  на платформе Docsvision.
• К каждому файлу вы можете привязать абсолютно любые  атрибуты.  Эта функциональность была в Docsvison 4.5, и наши заказчики просили восстановить ее. Мы ее восстановили. Она не требует программирования, достаточно использовать конструктор разметок.
• Подписать цифровой подписью можно каждый файл в отдельности. В стандартном Docsvision можно подписать всю карточку, отдельный файл подписать нельзя. Электронная подпись в Файловом контроле RKIT реализована в полном объеме усиленной квалифицированной подписи по ФЗ 63.
• Файлы отображаются в таблице, при этом можно выбрать, какие поля будут отображаться.
• Пользователь может создать внутри карточки свою структуру папок и распределять между папками, по аналогии с файловыми системами.
• Можно отметить галочками нужные файлы и папки и сохранить на файловую систему или отправить по электронной почте.
• Если пользователю нужно отправить файлы по почте, контрол RKIT cформирует архив из выбранных файлов, сохранит структуру папок, разобьёт архив на части в зависимости от заданного лимита (например, по 15 мб), создаст новые письма в Outlook и вложит в них архив.
• В контроле RKIT установлено расширенное управление версиями — пользователь  может зафиксировать версию вручную, когда это удобно (например, при значительных правках в документе). Функция востребована при согласовании документов вне компании, например, с внешними контрагентами. 
  
• Можно сравнивать любые версии документов между собой (режим сравнения версий MS Office).
• Когда пользователь работает с документом в Docsvision, на рабочем столе автоматически создаётся копия документа. В случае обрыва связи, все внесённые изменения сохраняет документ-дублёр на рабочем столе. Таким образом, исчезает риск несохранения изменений в документе. Если пользователь  сохраняет  документ в Docsvision, его копия автоматически удаляется с рабочего стола.

 

В проектах для наших заказчиков мы по умолчанию используем файловый контрол RKIT. Но так как контрол работает с любым нетиповым решением на платформе Docsvision, есть и сторонние заказчики, которые используют решения от других  партнеров DV.

Этой публикацией мы открываем цикл статей про инструменты управления RKIT. В следующем материале читайте про контрол  RKIT «Предпросмотр». 

Ищете решение для своего предприятия?

Пишите на sales@rkit.ru или звоните на  +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.