Ситуация
Общество с ограниченной ответственностью «Иркутская нефтяная компания» (ИНК) — один из крупнейших независимых производителей углеводородного сырья в России. Иркутская нефтяная компания и группа компаний ИНК занимаются геологическим изучением, разведкой и добычей углеводородного сырья в Восточной Сибири — в Иркутской области и Республике Саха (Якутия).*
Разработку подсистемы «Управление совещаниями» инициировало подразделение «Административный департамент» ИНК, ответственное за документооборот в компании, а также за организацию и проведение совещаний, подготовку протоколов и контроль исполнения поручений. Основная цель автоматизации совещаний — контроль исполнения поручений, выданных по итогам совещаний, и повышение исполнительской дисциплины сотрудников.
Решение
Система «Управление совещаниями» была разработана компанией RKIT Group (ООО «Решение») в период с мая по июнь 2017 года. В результате автоматизированы процедуры: формирование повестки, рассылка приглашений участникам совещаний, согласование проекта решений, рассылка протоколов. Оптимизированы согласование формулировок поручений, а также процесс подготовки отчета по контролю исполнения. Компания–интегратор подготовила инструкции для пользователей и провела обучение сотрудников в консультативном режиме.
Как отмечает заместитель директора Административного департамента Светлана Кузнецова, на всех этапах внедрения «Управления совещаниями» специалисты ООО «Решение» оказывали оперативную помощь при возникновении вопросов по эксплуатации системы, предлагали индивидуальные решения для учета требований конечных пользователей.
Результат
Подсистема «Управление совещаниями» введена в промышленную эксплуатацию, бесшовно интегрирована в единую информационную систему ЭДО на платформе Docsvision, ранее разработанную совместно со специалистами RKIT Group. Сотрудники компании ИНК оперативно получают повестки и протоколы совещаний. Административный департамент формирует отчёты по исполнению поручений. Руководство анализирует результаты совещаний за месяц, квартал, год, координирует работу по принятым решениям. Основной достигнутый эффект: своевременное выполнение сотрудниками поручений, выданных по результатам рабочих совещаний.
Справка о системе "RKIT: Управление совещаниями"
Система помогает организовать совещание: сформировать повестку, создать из нее протокол; выдать поручения по принятым решениям и направить их исполнителям. Система информирует руководителей, как сотрудники выполняют поручения, и напоминает исполнителям, какие задачи к какому сроку необходимо решить.
Система поставляется автономно и может быть интегрирована с СЭД, ERP и корпоративным порталом компании.
Бизнес-эффекты от использования системы "RKIT: Управление совещаниями":
• В 4 раза быстрее подготовка совещания;
• организация времени сотрудников: интеграция с Outlook, напоминания, списки задач;
• совещания короче на 30%: сбор материалов, рассылка приглашений, согласование повестки помогают качественно подготовить совещание;
• оперативное исполнение поручений за счёт передачи протокола исполнителям за 1 день, напоминаний, удобных инструментов для работы с информацией;
• результат рабочих встреч на 70% выше благодаря контролю исполнения решений;
• минимум организационных накладок: бронирование переговорных комнат, информирование участников об изменениях в повестке, переносе сроков;
• анализ результативности совещаний: например, какие вопросы возникали в ходе проекта, какие принимались решения, как повлияли на проект;
• база знаний по принятым решениям для анализа лучших практик.
Подробно о решении «RKIT: Управление совещаниями»
*Информация с официального сайта компании irkutskoil.ru
Ищете решение для своего предприятия?
Пишите на sales@rkit.ru или звоните на +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.