Потоковая регистрация документов

Потоковая регистрация документов

Данное решение используют:

Утилита предназначена для быстрой регистрации однотипных документов и наполнения базы СЭД (например, архива первичной бухгалтерской документации, базы входящей, исходящей корреспонденции). 

Ускоряет регистрацию документов в 4 раза*. Позволяет в потоковом режиме регистрировать любые документы для моментального быстрого поиска, выборок и отчётов. Рекомендована к использованию на предприятиях, где сканируется и регистрируется большой поток документов.

*Расчет экономической выгоды при использовании решения читайте в нашем блоге Как упростить регистрацию документов в электронном архиве?.

Возможности и функции утилиты "Потоковая регистрация документов"

  • Утилита позволяет просматривать документы и заполнять карточку документа на одном экране.
  • Утилита адаптирована для загрузки многостраничных документов.
  • Позволяет регистрировать документы на несколько юридических лиц в составе одной компании. 
  • Помогает выявить и отметить ошибки в оригинале (например, контрагент выставил счёт с ошибкой в реквизитах).
  • Настраиваются дополнительные проверки, любая обработка документов (например, после регистрации входящего документа он автоматически отправляется на рассмотрение).


Потоковая регистрация документов

Задача оператора: прочитать реквизиты в скане и указать аналогичные данные в карточке, выбрав их из справочника или заполнив вручную. Так, наименование организации-контрагента выбирается из справочника, поле ИНН заполняется автоматически, сумма указывается вручную, сумма с НДС рассчитывается автоматически и т.д.

Затем оператор завершает обработку, и система сохраняет карточку документа с вложенным сканом. Теперь документ может быть найден в базе по любому известному реквизиту.

Экономический эффект использования утилиты

Пример: сотруднику компании нужно зарегистрировать 100 документов.  Работник получает в месяц 30 тыс. В месяце в среднем 168 рабочих часов. В час работник получает примерно 30000/168 = 179 руб. Регистрация в Docsvision каждого документа занимает примерно 7 минут. То есть при обычной регистрации в час сотрудник успевает обработать 9 документов. Стоимость регистрации одного документа, таким образом, составляет 179/9 = 19,9 (примерно 20 рублей).

С помощью утилиты  время на регистрацию 1-го документа сокращаются до 2 минут. За час сотрудник обрабатывает 30 документов. Стоимость регистрации одного документа составляет 179/30 = 5,96 (примерно 6 рублей).

Сравнительная таблица

   До  После
 Регистрация одного документа   7 минут   2 минуты
 Рабочее время сотрудника, затраченное на
регистрацию 100 документов в Docsvision
12 часов  3 часа 20 минут
 Стоимость регистрации одного документа
при зарплате сотрудника 30 тыс. рублей
 20 рублей   6 рублей