28.02.2025
На прошлой неделе сотрудники RKIT провели деловую игру. Суть игры — воспроизвести реальную процедуру обработки обращения гражданина в муниципальный орган в режиме классического бумажного документооборота.
Деловая игра была разработана сотрудниками RKIT эксклюзивно для курса «RKIT: Цифровая трансформация бизнес-процессов корпоративного сектора на Docsvision» в Байкальском государственном университете. Игру неоднократно поводили для студентов БГУ, ведь она даёт понимание о том, как в реальности проходит процесс обработки стандартного обращения, показывает, с какими проблемами сталкиваются сотрудники организации, когда нет никакой автоматизации.
Специалисты RKIT также с энтузиазмом погрузились в процесс: заполняли, согласовывали и передавали документы, выполняя все шаги, с которыми сталкиваются работники госорганов ежедневно.
У каждого была своя роль: делопроизводитель, председатель департамента, его секретарь, начальники разных отделов, их заместители и гражданин, которого намереваются выселить на улицу. Атмосфера была напряжённой, но азартной: все понимали важность работы с обращениями граждан. Пройдённой игра считалась, если гражданин получил ответ на своё обращение, а в финале все документы в надлежащем виде со всеми подписями и штампами принимала требовательная работница архива. Сотрудникам RKIT это сделать удалось!
«Я не могла поверить, как сложно и утомительно может быть взаимодействие с документами! Весь этот процесс занял очень много времени, хотя мы были в одном кабинете и процесс был сильно упрощён, ведь копии уже были напечатаны, ответ на обращение составлен… Ужасно, как много времени уходит на такие, казалось бы, простые процедуры! И это всего лишь одно обращение, насколько же действительно важна автоматизация!» — делится своими впечатлениями Анастасия – младший инженер по внедрению отдела консалтинга.
«Я думал, что знаю об этом процессе всё, но на практике оказалось, что многим шагам нужно уделять гораздо больше внимания. Некоторые документы заполняли с ошибками. Мы, находясь все в одном кабинете, успели испортить документ, помяв его, и это привело к росту времени обработки. Технологии — это то, что действительно делает работу эффективнее и быстрее!» — добавляет Александр инженер-программист отдела перспективных программных технологий.
Мероприятие продемонстрировало, насколько важно внедрение электронных систем для оптимизации работы предприятий. Возможность автоматизированного распределения обращений между ответственными департаментами позволяет исключить случайные задержки и ускорить процесс принятия решений. Цифровизация — это не просто тренд, а необходимость, полностью трансформирующая работу компаний.
