О заказчике: Сфера деятельности компании «ПОЛИСАН» – разработка и внедрение в медицинскую практику инновационных лекарственных средств. Сегодня «ПОЛИСАН» входит в топ-10 крупнейших российских производителей лекарственных средств и топ-3 компаний-экспортeров готовых лекарственных средств.
Компания производит 4 оригинальных препарата: Циклоферон, Реамберин, Цитофлавин и Ремаксол. Собственный фармацевтический завод расположен в Санкт-Петербурге, соответствует международным требованиям GMP.
Наша компания использует платформу Docsvision с 2007 года. За 11 лет с различными партнерами и самостоятельно мы автоматизировали основные внутренние процессы, связанные с документационным обеспечением бизнеса: согласование договоров, канцелярию (входящие, исходящие, ОРД), документы менеджмента качества, охраны труда, заявки в отдел снабжения, командировки, заявки в службу ИТ, логистические и финансовые заявки, планы продаж и производства. Также была организована частичная интеграция с ERP.
Во-первых, довольно давно появилась проблема с производительностью, сотрудники жаловались, что система медленно работает. Во-вторых, версия Docsvision 4,5 устарела: не позволяла развернуть нужный нам функционал, быстро адаптировать систему под меняющиеся процедуры и бизнес-процессы. Мы предполагали, что обновленная платформа даст новые возможности: оптимальное хранение данных, большую адаптивность и гибкость в настройке под специфические потребности предприятия. Сначала искали способ решения самостоятельно, затем обратились к нескольким интеграторам, пробовали совместно работать над обновлением платформы, но не получили результата, на который рассчитывали.
Во время нашей первой встречи коллеги показали примеры своих работ. Мы обратили внимание на широкий спектр собственных разработок компании, в частности контролы RKIT. Когда мы получили первые рекомендации от партнера, стало понятно, что компания-интегратор не просто поддерживает нас по принципу: “Возникла проблема — нажмите кнопку”. Благодаря своим наработкам и опыту, специалисты RKIT всегда смотрят на проблему в целом, указывают несколько слабых звеньев, которые могут повлиять на результат. И дают внятные рекомендации, благодаря которым мы кардинально улучшаем ситуацию, например, увеличиваем быстродействие системы.
В январе 2017 мы заключили договор. В феврале разработали план перехода с версии 4.5 (1966), подготовили полигон. На первых тестах выявили достаточное количество ошибок в старой версии, исправили их, а затем в режиме эмуляции переводили свое решение на новую версию Docsvision 5.4. Начали мы с масштабного процесса управления договорами и дополнительными соглашениями, включая согласование и интеграцию с ERP. Параллельно специалисты RKIT провели аудит, указали узкие места, от которых необходимо было избавиться: оптимизировали бизнес-процессы, настроили индексы (sql-быстродействие), оптимизировали дескрипторы безопасности.
Благодаря проведенному аудиту системы и принятым во внимание рекомендациям интегратора уже после начала работы в режиме совместимости стало гораздо проще работать. Но все же переход с такой достаточно старой версии на одну из самых новых был для нас нелегким.
Первое, с чем мы столкнулись, это проблема конвертации старых карточек документов в новые. Всю информацию, которая накопилась в системе за годы использования, необходимо было корректно перенести в новую версию, чтобы наши сотрудники могли и дальше использовать Базу знаний. Но дело в том, что не все поля в карточках были единообразно заполнены, и нам предстояло эти моменты выявить, чтобы корректно конвертировать данные в новую карточку. Частично эту задачу удалось решить специально разработанными запросами, частично - методом проб и ошибок, когда был запущен процесс конвертации. Мы вместе со специалистами RKIT отслеживали проблему, оценивали ее масштаб и решали в коде.
Когда мы перестраивали свое решение “Управление договорами” на версию Docsvision 5.4, столкнулись с тем, что ранее разработанный нами процесс согласования договоров в новой версии не работает, а стандартный модуль согласования Docsvision не подходит под наши сценарии. Согласование в нашей компании — многоэтапная процедура, часто маршруты заранее не предопределены, а формируются, что называется, на ходу. Поэтому было принято решение разработать процесс согласования самостоятельно с экспертной поддержкой специалистов RKIT. В результате мы провели реинжиниринг процесса, полностью переписали его с использованием современных возможностей платформы. Если раньше согласование состояло из 4-х подпроцессов, то сейчас это один бизнес-процесс, благодаря чему утверждение документов проходит быстрее, на 80% сократилось количество ошибок. Нам стало проще сопровождать процесс, так как в него уже заложены алгоритмы разрешения критичных ситуаций и вмешательство администратора не требуется.
Чтобы перестроить свое решение с версии 4.5 на 5.4 мы использовали контролы, разработанные RKIT Group (Файловый контрол и Предпросмотр). Эти инструменты отличаются набором функций, востребованных у корпоративных заказчиков: удобное сравнение версий при многоэтапном согласовании; быстрый выбор, архивирование документов, разбиение архива на части для отправки писем по электронной почте; чат и обмен документами внутри каждой задачи. Благодаря контролам пользователям легче работать с документами. Сотрудники не теряются в версиях документов, отслеживают внесенные изменения на любом этапе согласования, моментально знакомятся с файлами в окне предпросмотра.
Работа с договорами, дополнительными соглашениями, со счетами, согласование, все уведомления уже переведены на новые механизмы. Постепенно так будет переработан каждый бизнес-процесс. Сейчас мы переводим на новую версию: заявки, распоряжения, приказы, систему менеджмента качества, делопроизводство. Параллельно с этим ведём новые проекты.
В разработке находится База знаний по научным статьям. Это абсолютно новый проект. В системе мы ведем архив статей, постепенно наполняем базу. Каждая статья имеет множество параметров: соавторство, в каких публикациях участвовала, на сколько языков переведена и так далее. Чтобы структурировать статьи сразу по многим направлениям, мы используем Коллекционный контрол RKIT. Это позволят нашим сотрудникам легко привязывать к статье несколько однотипных реквизитов (например, указать нескольких авторов статьи) и в дальнейшем находить любой материал, формировать подборки, используя механизм полнотекстового поиска.
Благодаря решениям и наработкам партнера, мы, конечно, по-другому оценили не только возможности нашей системы, но платформу Docsvision в целом. Платформа и компетенции интегратора позволяют нам автоматизировать процессы, далекие от документационного обеспечения. Например, настроить динамические графические отчёты SQL Server Reporting Services, развернуть систему управления задачами и проектами. Такие решения позволяют руководителю оценивать ход работ по мере реализации и влиять на ситуацию точечно раньше наступления контрольной даты. Пользователи выходят на иной уровень взаимодействия в электронной среде.
Наверное, самое главное -- определить для себя, хотите вы развивать систему или соблюсти некие формальные требования. Если вы нацелены на развитие системы управления, стремитесь качественно улучшить ее и сделать удобной для всех сотрудников, то нужно быть готовым к полноценному проекту, к переосмыслению возможностей СЭД. В такой момент важно не поддаться соблазну “отказаться от старого ПО и внедрить новую современную систему”. Да, сложно обновить кастомизированную СЭД, функционал которой наращивался годами, но создать новую легко и быстро не получится тем более. В нашем случае новые возможности не пришлось искать на стороне: платформа Docsvision 5.4 их предоставила в избытке. Нужен был грамотный интегратор, который помог бы ими воспользоваться. И это второй важный момент: найти интегратора, от которого требуется не только знание технологии обновления, но и глубокое понимание архитектуры бизнес-процессов и желание вникать в ваши задачи. Нам повезло сотрудничать с партнером RKIT, который наравне с нами участвует в совершенствовании системы. Такое взаимодействие ускоряет проект, сокращает расходы, а обмен опытом способствует развитию обеих сторон.
Здесь дело не в самом желании развивать систему, а качественно улучшить систему управления, сделать её более эффективной и удобной для всех за счёт новых возможностей версии. Цель использования системы вообще – удобный инструмент управления, удобный и полезный для всех участников, а также инструмент получения оперативных и достоверных данных о выполнении задач и процессов.
Ищете решение для своего предприятия?
Пишите на sales@rkit.ru или звоните на +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.
