13.07.2018

Обновление СЭД: формальная процедура или новые возможности развития бизнеса?

Как техническая процедура обновления стала новым витком развития системы на платформе Docsvision. Рассказывает ведущий системный аналитик фармацевтической компании «ПОЛИСАН» Евгений Коноплев.

modernizatsiya-sistemy-docsvision.jpg

О заказчике: Сфера деятельности компании «ПОЛИСАН» – разработка и внедрение в медицинскую практику инновационных лекарственных средств. Сегодня «ПОЛИСАН» входит в топ-10 крупнейших российских производителей лекарственных средств и топ-3 компаний-экспортeров готовых лекарственных средств.

Компания производит 4 оригинальных препарата: Циклоферон, Реамберин, Цитофлавин и Ремаксол. Собственный фармацевтический завод расположен в Санкт-Петербурге, соответствует международным требованиям GMP.

Евгений, скажите, как давно вы используете Docsvision? И какие процессы уже были автоматизированы в вашей компании на момент старта проекта?

Наша компания использует платформу Docsvision с 2007 года. За 11 лет с различными партнерами и самостоятельно мы автоматизировали основные внутренние процессы, связанные с документационным обеспечением бизнеса: согласование договоров, канцелярию (входящие, исходящие, ОРД), документы менеджмента качества, охраны труда, заявки в отдел снабжения, командировки, заявки в службу ИТ, логистические и финансовые заявки, планы продаж и производства. Также была организована частичная интеграция с ERP.

В какой момент вы решили, что пора переходить на новую версию платформы? Что не устраивало?

Во-первых, довольно давно появилась проблема с производительностью, сотрудники жаловались, что система медленно работает. Во-вторых, версия Docsvision 4,5 устарела: не позволяла развернуть нужный нам функционал, быстро адаптировать систему под меняющиеся процедуры и бизнес-процессы. Мы предполагали, что обновленная платформа даст новые возможности: оптимальное хранение данных, большую адаптивность и гибкость в настройке под специфические потребности предприятия. Сначала искали способ решения самостоятельно, затем обратились к нескольким интеграторам, пробовали совместно работать над обновлением платформы, но не получили результата, на который рассчитывали.

Почему в итоге остановили свой выбор на компании RKIT Group?

Во время нашей первой встречи коллеги показали примеры своих работ. Мы обратили внимание на широкий спектр собственных разработок компании, в частности контролы RKIT. Когда мы получили первые рекомендации от партнера, стало понятно, что компания-интегратор не просто поддерживает нас по принципу: “Возникла проблема — нажмите кнопку”. Благодаря своим наработкам и опыту, специалисты RKIT всегда смотрят на проблему в целом, указывают несколько слабых звеньев, которые могут повлиять на результат. И дают внятные рекомендации, благодаря которым мы кардинально улучшаем ситуацию, например, увеличиваем быстродействие системы.

С чего начали работу по переводу на 5.4?

В январе 2017 мы заключили договор. В феврале разработали план перехода с версии 4.5 (1966), подготовили полигон. На первых тестах выявили достаточное количество ошибок в старой версии, исправили их, а затем в режиме эмуляции переводили свое решение на новую версию Docsvision 5.4. Начали мы с масштабного процесса управления договорами и дополнительными соглашениями, включая согласование и интеграцию с ERP. Параллельно специалисты RKIT провели аудит, указали узкие места, от которых необходимо было избавиться: оптимизировали бизнес-процессы, настроили индексы (sql-быстродействие), оптимизировали дескрипторы безопасности.

Расскажите о том, как проходила миграция на новую версию, были ли какие-то сложности?

Благодаря проведенному аудиту системы и принятым во внимание рекомендациям интегратора уже после начала работы в режиме совместимости стало гораздо проще работать. Но все же переход с такой достаточно старой версии на одну из самых новых был для нас нелегким.

Первое, с чем мы столкнулись, это проблема конвертации старых карточек документов в новые. Всю информацию, которая накопилась в системе за годы использования, необходимо было корректно перенести в новую версию, чтобы наши сотрудники могли и дальше использовать Базу знаний. Но дело в том, что не все поля в карточках были единообразно заполнены, и нам предстояло эти моменты выявить, чтобы корректно конвертировать данные в новую карточку. Частично эту задачу удалось решить специально разработанными запросами, частично - методом проб и ошибок, когда был запущен процесс конвертации. Мы вместе со специалистами RKIT отслеживали проблему, оценивали ее масштаб и решали в коде.

Пришлось ли какие-то бизнес-процессы менять принципиально или разрабатывать с нуля?

Когда мы перестраивали свое решение “Управление договорами” на версию Docsvision 5.4, столкнулись с тем, что ранее разработанный нами процесс согласования договоров в новой версии не работает, а стандартный модуль согласования Docsvision не подходит под наши сценарии. Согласование в нашей компании — многоэтапная процедура, часто маршруты заранее не предопределены, а формируются, что называется, на ходу. Поэтому было принято решение разработать процесс согласования самостоятельно с экспертной поддержкой специалистов RKIT. В результате мы провели реинжиниринг процесса, полностью переписали его с использованием современных возможностей платформы. Если раньше согласование состояло из 4-х подпроцессов, то сейчас это один бизнес-процесс, благодаря чему утверждение документов проходит быстрее, на 80% сократилось количество ошибок. Нам стало проще сопровождать процесс, так как в него уже заложены алгоритмы разрешения критичных ситуаций и вмешательство администратора не требуется.

Чтобы перестроить свое решение с версии 4.5 на 5.4 мы использовали контролы, разработанные RKIT Group (Файловый контрол и Предпросмотр). Эти инструменты отличаются набором функций, востребованных у корпоративных заказчиков: удобное сравнение версий при многоэтапном согласовании; быстрый выбор, архивирование документов, разбиение архива на части для отправки писем по электронной почте; чат и обмен документами внутри каждой задачи. Благодаря контролам пользователям легче работать с документами. Сотрудники не теряются в версиях документов, отслеживают внесенные изменения на любом этапе согласования, моментально знакомятся с файлами в окне предпросмотра.

Работа с договорами, дополнительными соглашениями, со счетами, согласование, все уведомления уже переведены на новые механизмы. Постепенно так будет переработан каждый бизнес-процесс. Сейчас мы переводим на новую версию: заявки, распоряжения, приказы, систему менеджмента качества, делопроизводство. Параллельно с этим ведём новые проекты.

Расскажите об этих перспективных направлениях.

В разработке находится База знаний по научным статьям. Это абсолютно новый проект. В системе мы ведем архив статей, постепенно наполняем базу. Каждая статья имеет множество параметров: соавторство, в каких публикациях участвовала, на сколько языков переведена и так далее. Чтобы структурировать статьи сразу по многим направлениям, мы используем Коллекционный контрол RKIT. Это позволят нашим сотрудникам легко привязывать к статье несколько однотипных реквизитов (например, указать нескольких авторов статьи) и в дальнейшем находить любой материал, формировать подборки, используя механизм полнотекстового поиска.

Как изменилось ваше отношение к возможностям платформы за последний год?

Благодаря решениям и наработкам партнера, мы, конечно, по-другому оценили не только возможности нашей системы, но платформу Docsvision в целом. Платформа и компетенции интегратора позволяют нам автоматизировать процессы, далекие от документационного обеспечения. Например, настроить динамические графические отчёты SQL Server Reporting Services, развернуть систему управления задачами и проектами. Такие решения позволяют руководителю оценивать ход работ по мере реализации и влиять на ситуацию точечно раньше наступления контрольной даты. Пользователи выходят на иной уровень взаимодействия в электронной среде.

 Дадите рекомендацию тем компаниям, кто только планирует обновление СЭД?

 Наверное, самое главное -- определить для себя, хотите вы развивать систему или соблюсти некие формальные требования. Если вы нацелены на развитие системы управления, стремитесь качественно улучшить ее и сделать удобной для всех сотрудников, то нужно быть готовым к полноценному проекту, к переосмыслению возможностей СЭД. В такой момент важно не поддаться соблазну “отказаться от старого ПО и внедрить новую современную систему”. Да, сложно обновить кастомизированную СЭД, функционал которой наращивался годами, но создать новую легко и быстро не получится тем более. В нашем случае новые возможности не пришлось искать на стороне: платформа Docsvision 5.4 их предоставила в избытке. Нужен был грамотный интегратор, который помог бы ими воспользоваться. И это второй важный момент: найти интегратора, от которого требуется не только знание технологии обновления, но и глубокое понимание архитектуры бизнес-процессов и желание вникать в ваши задачи. Нам повезло сотрудничать с партнером RKIT, который наравне с нами участвует в совершенствовании системы. Такое взаимодействие ускоряет проект, сокращает расходы, а обмен опытом способствует развитию обеих сторон.  

 Здесь дело не в самом желании развивать систему, а качественно улучшить систему управления, сделать её более эффективной и удобной для всех за счёт новых возможностей версии. Цель использования системы вообще – удобный инструмент управления, удобный и полезный для всех участников, а также инструмент получения оперативных и достоверных данных о выполнении задач и процессов.


Ищете решение для своего предприятия?

Пишите на sales@rkit.ru или звоните на  +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.

Возврат к списку