Архивный фонд

Автоматизированная информационная система «Архивный фонд» предназначена для архивных отделов госорганизаций и коммерческих структур.

Система обеспечивает высокий уровень надёжности хранения информации. Производит резервное копирование информации в автоматическом режиме. Содержит модуль ABBYY FlexiCapture для распознавания документов.

Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО № 5221.

Подробнее о системе

Закажите демонстрацию

Специалисты отдела развития бизнеса порекомендуют решение и назначат время.

Быстрая загрузка документов

Система сканирует бумажные документы в режиме потока без участия сотрудников архива при помощи технологии ABBYY FlexiCapture. Распознает отсканированный текст и создает электронную картотеку. Автоматически присваивает регистрационный номер документа. В системе есть справочники для быстрого заполнения карточек.

Систематизация документов

Система автоматически создает описи, группирует документы в дела в соответствии с номенклатурой и систематизирует документы внутри дела, единицы хранения.

Быстрый поиск

Находит документ по любому известному параметру, по слову в тексте, даже если это скан-копия, PDF. Можно обозначить область поиска (по тексту документа/ по атрибутам файлов/ по тексту карточек и др.).

Доступ с разграничением прав

Система разграничивает доступ пользователей к документам, протоколирует всех важные действия пользователей в системе.

Возможности архивирования

Система архивирует информацию в соответствии с правилами Коллегии Росархива. Автоматически составляет архивные описи в соответствии с методическими рекомендациями ВНИИДАД. Возможно сформировать архивные справки, архивные копии, выписки по документам различного вида.

Удобная работа с документами

Есть предпросмотр документов. Возможно выгружать интересующую информацию в MS Excel.

Все функции системы

Электронная картотека документов.

Возможность потокового сканирования документов.

Распознавание сканов документов.

Автоматическое создание описей.

Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Систематизация документов внутри дела.

Справочники для заполнения карточек.

Поиск документов по любому известному параметру.

Поиск по тексту документа, даже если это в pdf.

Полнотекстовый поиск.

Обозначение области поиска (по тексту документа/ по атрибутам файлов/ по тексту карточек и др.).

Сортировка по содержимому.

Фильтрация по содержимому.

Предпросмотр файлов.

Автоматическое и ручное присваивание регистрационного номера документа.

Разграничение прав доступа к документам.

Протоколирование действий пользователя.

Резервное копирование информации.

Составление архивных описей.

Формирование архивных справок.

Формирование архивных копий.

Выписки по документам различного вида.

Возможность территориального масштабирования системы.

Систему используют

Харлов Алексей Викторович

Зам. руководителя аппарата по информационным технологиям
Администрации города Иркутска

Электронный «Архивный фонд» позволит сотрудникам архива быстро предоставлять информацию, копии архивных документов по запросам заявителей. Важно, что сотрудники архива смогут формировать справки, выписки, отчеты без ручного ввода, просто выбрав нужные документы и нужные формы: система все заполнит сама. А значит, выше скорость обработки запросов, исключена вероятность ошибки. От такого нововведения выигрывают все: и граждане, и юридические лица, и органы государственной власти.

Контролы РКИТ повышают удобство работы с Docsvision

Узнать больше