В 2014 году руководство администрации Иркутска приняло решение оцифровать архив. Стояла задача обеспечить поиск по тексту документа, чтобы документ был найден по любым данным, которые известны автору запроса: адрес, примерная дата, фамилия, название организации и так далее.
Как оцифровать 300 тысяч документов и структурировать их? Невозможно на каждый документ создавать карточку и заполнять поля, на это уйдет слишком много времени и усилий сотрудников.
Система электронного делопроизводства автоматизирует работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами организации (приказами, служебными записками, распоряжениями и т. д.)