«Управление локальными нормативными документами» — новые возможности системы электронного документооборота

13.04.2017

Интервью с Андреем Никишиным — начальником отдела развития систем управления ПАО «Верхнечонскнефтегаз»

 Андрей, расскажите, почему возникла такая идея: автоматизировать управление нормативными документами, чем этот бизнес-процесс важен для ВЧНГ?

Деятельность ПАО «ВЧНГ» как предприятия производства с повышенной опасностью строго регламентирована. Все
производственно-хозяйственные  процессы регулируются нормами и требованиями, которые закреплены в законодательных актах, а также локальных нормативных документах (ЛНД) Компании и Общества.

Локальные нормативные документы разрабатываются, согласовываются и утверждаются в соответствии с процедурами, формализованными в ПАО «НК «Роснефть». Система нормативного обеспечения бизнеса ПАО «НК «Роснефть» предусматривает единые методологические требования к локальным нормативным документам обществ, входящих в периметр ПАО «НК «Роснефть». ЛНД ПАО «ВЧНГ» разрабатываются  в соответствии с требованиями законодательства РФ, а также ЛНД Компании, с учетом специфики  производственной и хозяйственной деятельности.

 Ближайшие наши задачи:
§ систематизировать процессы нормативного обеспечения, обеспечить их доступность работникам ПАО «ВЧНГ», прозрачность, управляемость, а также выявить связи между действующим фондом ЛНД и ЛНД, находящимися в  стадии разработки и актуализации, между ЛНД Компании и документами дочернего общества.

§ охватить максимальное количество заинтересованных пользователей, как в офисе ПАО «ВЧНГ» в городе Иркутске, так и на месторождении.

 В связи с чем именно сейчас возникла потребность в автоматизации?

В результате интеграции ТНК-BP и «Роснефть» в 2013 году возникла необходимость в адаптации бизнес-процессов ПАО «ВЧНГ» и актуализации ЛНД, которыми эти процессы регламентированы. Соответственно, появилась потребность адаптировать нормативные документы, в которых описаны и закреплены эти процессы, а также регламентировать процессы, требования к которым не были формализованы ранее. Деятельность ПАО «ВЧНГ», направленная на приведение ЛНД в соответствие с производственно-хозяйственной деятельностью Общества, интегрированного в «Роснефть», ведет к неуклонному росту фонда ЛНД.

Решение о выборе программного продукта было принято с учетом опыта работы ПАО «ВЧНГ» с ERP-системами, в частности SAP, так как в части управления нормативной документацией нам придется столкнуться с сопоставимыми объемами данных и ростом этой информации. Это обусловило выбор продукта, который позволит работать с большим  объемом данных и обеспечит, с одной стороны, доступность и прозрачность информации сотрудникам, с другой – ее защиту.

Можно сказать, что это превентивное решение?

Да, такое решение нам подсказывает положительный опыт, который получен в рамках внедрения ERP-системы на базе SAP. Мы стремились автоматизировать все возможные процедуры управления ЛНД, чтобы избежать каких либо проблем с регистрацией документов, актуализацией фонда в дальнейшем.

Обрисуйте коротко перечень задач, которые стояли перед разработчиками.

Изначально для нас были важны дружественный интерфейс, скорость обработки информации и возможность подключить месторождения непосредственно к использованию данного продукта. В связи с особенностью нашей работы: удаленность месторождений, непрерывный график  - большое значение имеют оперативность передачи данных, доведение их своевременно до руководителей структурных подразделений и производственного персонала на  месторождении и систематизация документов, скорость работы БД ЛНД.

Насколько критично своевременное получение информации на месторождении?

Вопрос не в критичности. Есть сроки, регламентированные документами компании «Роснефть», в которые мы должны укладываться при  использовании ЛНД. Мы учли эти требования при разработке техзадания, закладывали определенную прочность при постановке задач. Поэтому все сроки разработки, согласования, утверждения нормативных документов, ознакомления с документацией заложены в системе. Она отслеживает их автоматически и сообщает ответственным сотрудникам о приближении контрольных дат.

Поделитесь ближайшими перспективами развития системы.

Наша первоочередная задача — начать промышленную эксплуатацию системы, подключить как можно больше пользователей, обучить их работе в ней. Загрузить в систему актуальные версии нормативных документов и опубликовать их на портале. Показать сотрудникам, что теперь они в любой момент могут на местах открыть актуальную версию любого нормативного документа, которым обязаны руководствоваться в своей профессиональной деятельности. Мы стремимся к тому, чтобы система помогала подразделениям разрабатывать и актуализировать ЛНД, а портал стал полноценным информатором для персонала.

В дальнейшем после получения обратной связи мы будем работать над улучшением интерфейса, развитием продукта в части систематизации документов, контроля связей внутри документов, формированием планов по развитию ЛНД.

Какую значимость вы придаете порталу?

При помощи портала любой специалист должен получить доступ к актуальной информации в соответствии с правами доступа, независимо от того, находится он в головном офисе или на месторождении. Для меня как для руководителя важно, чтобы сотрудники работали комфортно, чтобы им была доступна не только вся информация о документах, но и удобные инструменты работы: возможность создавать тематические подборки, реестры, работать с фильтрами и поиском. Например, отметить часто используемые документы, чтобы по одному клику открыть любой из них.  

Портал должен стать удобным инструментом для структурных подразделений, которые занимаются разработкой ЛНД, адаптацией и обучением сотрудников.

По вашим расчетам, сколько человек будет постоянно использовать портал?

На первоначальном этапе мы планируем охватить 250 пользователей. С привлечением руководящего персонала месторождений портал будут использовать в повседневной  работе 450 человек.

Расскажите, почему была выбрана платформа Docsvision и, в частности, решение компании RKIT Group?

Есть такая поговорка: лучшее враг хорошего. Мы выбрали платформу Docsvision в 2010 году по результатам бизнес-моделирования среди других платформ электронного документооборота. Совместно с разработчиком, компанией RKIT Group, создали единую СЭД, автоматизировали базовое делопроизводство, техархив, управление служебными записками и другие бизнес-процессы. Сегодня мы практически полностью перевели документооборот в электронный вид.
За эти годы платформа показала свою работоспособность. На наш взгляд, она оптимально приспособлена под условия как выставляемые головной компанией, так и на уровне общества. Стоимость обслуживания, разработка новых интерфейсов, перехода на новую версию Docsvision комфортна для предприятия. Немаловажную роль играет то, что Docsvision  — отечественная платформа.
Что же касается системы «Управление локальными нормативными документами», мы изучили опыт других дочерних обществ и постарались учесть лучшие практики. Общались со смежными предприятиями Иркутской области, в частности «Ангарской нефтехимической компанией». В рамках обмена опытом провели встречу совместно с руководителями АНХК, которые занимаются разработкой ЛНД, и приняли во внимание положительный опыт коллег: на их площадке система «Управление локальными нормативными документами», разработанная компанией RKIT Group на платформе Docsvision, успешно работает уже несколько лет.

Платформа позволяет нам бесшовно связывать результаты работы разных подразделений сквозными бизнес-процессами, включать новые бизнес-процессы в единую систему электронного документооборота. Например, в Docsvision уже автоматизирован жизненный цикл распорядительных документов. Сейчас мы модернизировали эту часть делопроизводства и органично связали ее с управлением ЛНД. Все действия с ЛНД: инициатива разработки, план-график, ввод в действие и отмена действия ЛНД — подкрепляют соответствующие распорядительные документы.  Они автоматически связываются с нормативными документами, хранятся в единой базе и всегда доступны пользователям.

Как вы считаете, сотрудникам легко будет освоить работу в системе «Управление локальными нормативными документами», ведь они уже давно работают в единой СЭД?

 Пользователи знакомы с интерфейсом Docsvision, у них уже выработалось определенное понимание, как они хотят развивать данный продукт с учетом новых возможностей.

Но дело не только в том, что система привычна для сотрудников. Мы постоянно работаем с ними, получаем обратную связь, организуем обучение. Проводим встречи с руководством, чтобы понять, в каком направлении развивать систему. Мы учитываем их интересы и особенности их работы. Поэтому сотрудники ждут появление новых функций в системе.

Расскажите, от чего, на ваш взгляд, зависит успех проекта?

Есть важные технические моменты: например, одним из основных этапов проекта является грамотно подготовленная и проведенная миграция данных. При реализации любого проекта большую роль играет подбор команды: как со стороны функциональных подразделений, так и проектной группы, которая участвует в постановке задач, реализации, разработке проекта, отслеживает  сроки, взаимодействует с руководством.

Мы придаем большое значение презентационному этапу. Такой своего рода внутренний пресейл системы — тоже задача проектной команды. Когда он выполнен грамотно, бизнес и руководители погружены в проект, могут спланировать свою работу и работу своих подчиненных на критичных стадиях проекта: в период опытно-промышленной эксплуатации, тестирования  и обучения. Организация такого представления системы, вовлечения компании ускоряет разработку и подготавливает успех проекта.

Ищете решение для своего предприятия?

Пишите на sales@rkit.ru или звоните на  +7 (812) 500-25-99. Специалисты отдела развития бизнеса помогут уточнить задачи и порекомендуют решение.