Реализация проекта по учёту и контролю исполнения документов и поручений

Справка о компании ООО "Газпром добыча Иркутск"

  • Особенности

    Проект по автоматизации делопроизводства стартовал в ноябре 2013 года. Решение было передано в опытную эксплуатацию в апреле 2014 года.

    Благодаря возможностям системы осуществляется работа с корреспонденцией,  служебными записками, контроль исполнения поручений, выданных сотрудникам и  процесс управления совещаниями. Это позволило ускорить регистрацию документов, исключило потери. Каждый сотрудник видит свои задачи и может их контролировать, руководители оперативно получают информацию об исполнении своих поручений.
  • Потребности

    До момента внедрения в компании  использовалась самописная система электронного документооборота на базе платформы 1С, в которой велась лишь небольшая часть документов в ручном режиме. Существовавшая ранее система не позволяла полноценно вести учёт служебных записок, не поддерживала контроль исполнения, представляла собой некий электронный журнал.

    В связи с этим возникла потребность в новой системе. 

    Было принято решение  перейти на готовый коммерческий продукт: качественный и гибкий, с возможностью дальнейшего расширения функциональности. Выбор был сделан в пользу платформы Docsvision, позволяющей максимально адаптировать его под задачи предприятия.

  • Цели и задачи

    На рабочих совещаниях были обозначены основные цели перехода на новую систему: комплексная автоматизация  делопроизводственной деятельности  компании. 

    Ключевые задачи проекта обозначили как:               

    1. регистрация входящих, исходящих и распорядительных документов, служебных записок

    2. учёт проектов договоров учёт и минимальное согласование проектов договоров

    3.  контроль за исполнением задач,

    4. ведение протоколов совещаний

    5. поиск документов

    6. контроль исполнительской дисциплины.

Гибкое и прозрачное решение

Для реализации поставленных целей была выбрано прикладное решение «Корпоративное делопроизводство на Docsvision 5» - собственная разработка компании RKIT Group.

Реализованное прикладное решение позволяет постепенно наращивать функциональность. Благодаря такой возможности формируется  комплексная система, в которой все бизнес-процессы связаны между собой.

Прикладное решение обеспечивает управление следующими бизнес-процессами:

  • Регистрация и контроль исполнения входящих; регистрация и визирование исходящих;  исполнение и ознакомление для распорядительных документов;
  • Автоматизация полного жизненного цикла по служебным запискам
  • Учёт и ознакомление с  нормативными актами;
  • Учёт и последовательное согласование проектов договоров;
  • Планирование совещаний: от повестки до протокола с фиксацией принятых решений и автоматического контроля их исполнения;
  • Функция  перераспределения информации в случае отсутствия кого-либо из сотрудников

В процессе работ требования к системе дополнились задачами, которые изначально не были запланированы: рабочее место помощника руководителя, учёт и последовательное согласование проектов договоров.

  • Результаты

    Обучение работе с новой системой было произведено нашими сотрудниками по принципу наставничества. Наставники прошли обучение работе в системе «Корпоративное делопроизводство», а потом  обучение и консультирование  других сотрудников. Кроме этого, для всех сотрудников была проведена установочная лекция и разработаны упражнения для обучения работе с системой.    

  • Развитие системы

    В ближайших планах ООО «Газпром Добыча Иркутск» дальнейшее развитие текущей функциональности системы и автоматизация управления договорами. Также в планах предприятия  стоит межфилиальное взаимодействие и интеграция с другими системами.  


Иркутск:
ул. Лермонтова 130, офис 434
Отдел развития бизнеса: +7 (3952) 559-399
Санкт-Петербург:
Ленинский проспект д.153, офис 1006а
Отдел развития бизнеса: +7 (812) 934 17 49
Общие:
Техподдержка: +7 (3952) 559-258
Почта: sales@rkit.ru

Мы в соцсетях: