Реализация проекта по базовому делопроизводству

Справка о компании ГАУ "ИО Многофункциональный центр"

  • Первоначальные потребности

    Перед Многофункциональным центром стояла задача: организовать электронный документооборот, создать технологические регламенты, автоматизировать филиалы. 

    Руководителям проекта со стороны заказчика важно было организовать согласование документов, написать «с чистого листа» регламенты по делопроизводству и с помощью систем электронного документооборота, придерживаться этих регламентов.

    Достоинством системы стала возможность организации централизованного документооборота во всех филиалах. 

    Одним из главных условий при выборе системы электронного документооборота была расширяемость системы, возможность подключения новых территориально-распределённых филиалов.

  • Цели и задачи

    1. Комплексная автоматизация всего делопроизводства предприятия, включая действующие филиалы.

    2. Регистрация входящих, исходящих, распорядительных документов и служебных записок;

    3. Согласование документов;

    4. Поиск документов;

    5. Поддержка библиотеки данных;

    6. Контроль за исполнительской дисциплиной.

Описание

Обучение работе с новой системой было произведено сотрудниками RKIT Group по принципу наставничества. 

Рабочая группа МФЦ  осуществила подготовку по прикладным курсам для пользователей и ИТ-специалистов.  

Большая часть сотрудников была обучена компанией RKIT Group как пользователи, для нескольких групп были проведены  курсы по разработке и администрированию системы.

В настоящее время благодаря возможностям прикладного решения осуществляется работа со служебными записками, контроль исполнения поручений, согласование документов. Документы быстро проходят регистрацию, согласовываются, визируются. 

Эффективно соблюдаются регламенты всей организационно-распорядительной документации. 

Каждый сотрудник, работающий в системе, может контролировать свои задачи, а руководители оперативно получают информацию об исполнении выданных ими поручений.

  • Результаты


    • Работа с входящими, исходящими документами
    • Работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки)
    • Согласование проектов документов
    • Поддержка библиотеки типовых документов
    • Типовые рабочие места сотрудника и руководителя
    • Работа с личными поручениями
    • Контроль выполнения задач исполнителями

    Обеспечена удалённая работа территориально разнесённых по области обособленных подразделений.

  • Развитие системы

    В ближайших планах ГАУ «ИО МФЦ» автоматизация других бизнес-процессов предприятия, а также сертификация специалистов Многофункционального центра по курсам Docsvision.


    ПОЛНОЕ ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА


Иркутск:
ул. Лермонтова 130, офис 434
Отдел развития бизнеса: +7 (3952) 559-399
Санкт-Петербург:
Ленинский проспект д.153, офис 1006а
Отдел развития бизнеса: +7 (812) 934 17 49
Общие:
Техподдержка: +7 (3952) 559-258
Почта: sales@rkit.ru

Мы в соцсетях: