Настройка базовых процессов делопроизводства центрального аппарата

Справка о компании ООО "Иркутская Нефтяная Компания"

  • Особенности

    Внедрение современной системы документооборота в ООО "Иркутская Нефтяная Компания" (ООО"ИНК") было необхо­димо для построения эффективных каналов коммуникации и быстрого обмена документами между всеми предприятия­ми холдинга.

    Первоочередная задача, которую поставил За­казчик перед интегратором, — настройка базовых процессов: делопроизводство центрального аппарата ООО "ИНК". 

    В системе были созданы шаблоны большинства видов документов — более 20, а также печатных форм и отчётов. Интегратор настроил марш­руты прохождения документов. Благодаря этому руководители получили наглядное представление о том, у кого из сотрудни­ков в данный момент находится документ, какие в него вне­сены корректировки. 
  • Цели и задачи

    Одной из первоочерёдных задач была автоматизация дело­производства центрального аппарата, который ведет учёт документов не только ООО "ИНК", но и пяти дочерних компаний. 

    Не­смотря на небольшое количество автоматизированных рабо­чих мест, уже на первом этапе была обеспечена полноценная поддержка документооборота предприятий. 

    Прозрачное управление документами позволило руководителям контролировать исполнительскую дисциплину и оптимально распределять нагрузку между сотрудниками.

Развитие системы
Тесно взаимодействуя с интегратором, ИТ-специалисты ООО "ИНК" получили достаточно знаний о системе, и дальнейшую разработку решений проводили самостоятельно. При этом Заказчик существенно сократил финансовые вложения в развитие электронного до­кументооборота.

Есть и более важный положительный эффект самостоятельного развития: ИТ-специалисты компании держат руку на пульсе бизнес-процессов предприятия — оперативно вносят изменения в систему, наделяют её новыми функциями, реагируя на потребности руководителей и рядовых сотрудников.
  • Результаты

    Среди проведённых Заказчиком доработок:

    • согласование всех договоров в системе Docsvision;
    • формирование реестров для отправки и отслеживания почты;
    • настройка удалённого согласования документов;
    • управление доверенностями;
    • создание информационной базы (оперативного архива);
    • автоматизация согласования анкет соискателей со службой безопасности на этапе приёма  сотрудников;
    • автоматизация процессов проведения тендеров;
    • автоматизация движения служебных записок;
    • настройка обмена данными между информационными системами Docsvision, 1С.




  • Перспективы развития системы

    В перспективе ООО "Иркутская нефтяная компания" планирует автоматизировать боль­шую часть бизнес-процессов. 

    Одна из ближайших задач — переход на новую вер­сию системы Docsvision 5. 

    Перспективная задача — использование QR-кодов для подтверждения подлинности бумажных экземпляров документов, соответствие их электронным карточкам. Также планируется дальнейшая интеграция с другими учётными системами предприятия.


    ПОЛНОЕ ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА


Иркутск:
ул. Лермонтова 130, офис 434
Отдел развития бизнеса: +7 (3952) 559-399
Санкт-Петербург:
Ленинский проспект д.153, офис 1006а
Отдел развития бизнеса: +7 (812) 934 17 49
Общие:
Техподдержка: +7 (3952) 559-258
Почта: sales@rkit.ru

Мы в соцсетях: